Valor legal de la firma electrónica de KlyraOS

1. Qué tipo de firma es

La firma de KlyraOS es una firma electrónica simple (SES) según el Reglamento europeo 910/2014 (eIDAS), artículo 3, punto 10. No es una firma avanzada (AES) ni cualificada (QES): no se basa en un certificado personal emitido por un prestador de servicios de confianza ni en un dispositivo de creación de firma.

En la práctica: el firmante recibe un enlace personal por correo, debe abrir y leer el documento completo, aceptar una declaración de consentimiento y confirmar con un código de 6 cifras recibido en su propio buzón. La identidad se demuestra, por tanto, por el control del buzón del empleado, no por un documento de identidad verificado.

Controlar el buzón es un elemento probatorio, no verificación cierta de identidad civil; el registro de lectura no prueba comprensión.

2. Qué registramos como prueba

Para cada firma KlyraOS conserva un expediente probatorio: la huella SHA-256 del documento en el momento de la firma (cualquier cambio posterior la hace distinta), la versión del texto de consentimiento aceptado, el evento de lectura completa, el envío y verificación del código de correo, la dirección IP, el navegador y la hora del servidor de cada paso.

Los eventos no se editan mediante acciones normales de la empresa. No implica inmutabilidad absoluta o conservación perpetua: siguen deberes de borrado, procedimientos autorizados y revisión. El certificado es prueba técnica interna, no certificado cualificado.

3. Qué valor tiene ante un juez

A una firma electrónica simple no se le pueden negar efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba solo por ser electrónica o no cualificada (eIDAS, artículo 25.1). Sin embargo, solo la firma cualificada tiene automáticamente el mismo efecto jurídico que la manuscrita (artículo 25.2).

En Francia el Código civil (artículos 1366 y 1367) reconoce el escrito y la firma electrónicos, pero la presunción de fiabilidad se reserva a la firma cualificada (decreto n.º 2017-1416). Con una firma simple, en caso de disputa, corresponde a quien la invoca — el empleador — demostrar que el procedimiento era fiable y que el documento no fue alterado: para eso sirve exactamente el expediente probatorio descrito arriba.

En el Principado de Mónaco la firma electrónica está reconocida por la Ley n.º 1.383 de 2 de agosto de 2011 sobre la economía digital, modificada por la Ley n.º 1.482 de 17 de diciembre de 2019, con una lógica similar: la presunción de fiabilidad se reserva a la firma cualificada; los demás niveles valen como prueba respaldada por el expediente técnico.

4. Para qué documentos es adecuada

Resúmenes de horas y hojas de presencia que debe validar el empleado; acuses de lectura y entrega de documentos (reglamento interno, información de privacidad, procedimientos APPCC y de seguridad, entrega de EPI); solicitudes y aprobaciones de vacaciones y ausencias; notas de servicio y acuerdos internos con bajo riesgo de impugnación.

Para contratos de trabajo, temporales y modificaciones importantes, revisar forma, plazos y nivel de firma con un profesional según ley local antes del uso. Admitir escritura electrónica no garantiza validez de todo contrato ni todas las formalidades; guardar pruebas y usar proveedor cualificado si necesario.

5. Para qué documentos NO usarla

Extinción de mutuo acuerdo (rupture conventionnelle), transacciones y acuerdos que ponen fin a un litigio: el riesgo de impugnación es alto y conviene la firma cualificada o el papel.

Actos que exigen firma autenticada, notarial o una forma solemne prevista por la ley; poderes con efectos patrimoniales; documentos destinados a autoridades u organismos que exigen expresamente firma cualificada; todo aquello para lo que el convenio colectivo aplicable o un acuerdo de empresa impone una forma específica.

En estos casos KlyraOS puede servir igualmente para archivar el documento firmado por otra vía (subiéndolo a los documentos de RR. HH.), pero no para recoger la firma.

6. Conservación, copia al firmante y verificación

El empleado recibe copia del documento firmado y puede encontrarla en su perfil; la empresa la encuentra entre los documentos de RR. HH. con el certificado de firma. El enlace de firma caduca, puede revocarse antes de la firma y el firmante puede rechazar indicando el motivo.

La organización determina plazos según fines, deberes locales y disputas. Un plazo configurado no elimina automáticamente documentos, pruebas, backups y copias; verificar devolución/borrado.

Datos de firma y derechos: /legal/privacy y /legal/worker-notice. Contacto: admin@mtdigitalservices.net. Verificación puede mostrar metadatos a quien tiene enlace: mantenerlo confidencial.

7. Buenas prácticas para reforzar la prueba

Usa siempre el correo personal del empleado (nunca buzones compartidos o del local); comprueba que el perfil esté actualizado antes de enviar; no envíes solicitudes de firma a personas que no tengan ya acceso a su buzón; conserva los PDF firmados sin regenerarlos; para documentos importantes acompaña la solicitud de una comunicación trazable (entrega en mano con acuse o carta certificada) cuando la ley lo exija.