Valore legale della firma elettronica Klyra

1. Che tipo di firma è

La firma Klyra è una firma elettronica semplice (SES) ai sensi del Regolamento europeo 910/2014 (eIDAS), art. 3 punto 10. Non è una firma elettronica avanzata (AES) né qualificata (QES): non usa un certificato personale rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari né un dispositivo di firma.

In pratica: il firmatario riceve un link personale via email, deve aprire e leggere il documento per intero, accettare una dichiarazione di consenso e confermare con un codice a 6 cifre ricevuto sulla propria casella email. L’identità è quindi dimostrata dal controllo della casella di posta del dipendente, non da un documento d’identità verificato.

2. Che cosa registriamo come prova

Per ogni firma Klyra conserva un fascicolo di prova: l’impronta SHA-256 del documento al momento della firma (qualsiasi modifica successiva la rende diversa), la versione del testo di consenso accettato, l’evento di lettura integrale, l’invio e la verifica del codice email, l’indirizzo IP, il browser e l’ora del server di ogni passaggio.

Il registro degli eventi è in sola aggiunta: nessuno, nemmeno l’amministratore dell’azienda, può modificarlo o cancellarlo. Il documento firmato viene consegnato con un certificato di firma e può essere verificato in qualsiasi momento dalla pagina di verifica pubblica, che confronta l’impronta del file con quella registrata.

3. Quale valore ha davanti a un giudice

Una firma elettronica semplice non può essere rifiutata come prova solo perché è elettronica o perché non è qualificata (eIDAS, art. 25 paragrafo 1). Solo la firma qualificata ha però automaticamente lo stesso effetto giuridico della firma autografa (art. 25 paragrafo 2).

In Francia il Code civil (art. 1366 e 1367) riconosce lo scritto e la firma elettronici, ma la presunzione di affidabilità è riservata alla firma qualificata (décret n° 2017-1416). Con una firma semplice, in caso di contestazione, spetta a chi la invoca — cioè al datore di lavoro — dimostrare che il procedimento era affidabile e che il documento non è stato alterato: è esattamente a questo che serve il fascicolo di prova descritto sopra.

Nel Principato di Monaco la firma elettronica è riconosciuta dalla Loi n° 1.383 del 2 agosto 2011 sull’economia digitale, modificata dalla Loi n° 1.482 del 17 dicembre 2019, con una logica analoga: la presunzione di affidabilità è riservata alla firma qualificata; per gli altri livelli vale come prova e va sostenuta dal fascicolo tecnico.

4. Per quali documenti va bene

Riepiloghi ore e fogli presenze da far validare al dipendente; prese visione e consegna di documenti (regolamento interno, informative privacy, procedure HACCP e sicurezza, consegna DPI); richieste e approvazioni di ferie e assenze; note di servizio e accordi interni a basso rischio di contestazione.

Contratti di lavoro e avenant: la legge non impone la firma autografa e lo scritto elettronico è ammesso (per il CDD, che deve essere per iscritto, vale l’art. 1366 Code civil). La firma semplice è quindi utilizzabile, ma ricorda che in caso di lite dovrai provare tu l’affidabilità: assicurati che l’email del dipendente sia personale e aggiornata, conserva il PDF firmato con il certificato e non farlo firmare da caselle condivise. Per contratti a termine, avenant sostanziali o rapporti già conflittuali valuta un livello avanzato o qualificato tramite un prestatore certificato.

5. Per quali documenti NON usarla

Rottura consensuale (rupture conventionnelle), transazioni e accordi che chiudono una controversia: il rischio di contestazione è alto e conviene la firma qualificata o la carta.

Atti che richiedono una firma autenticata, notarile o una forma solenne prevista dalla legge; procure e deleghe con effetti patrimoniali; documenti destinati ad autorità o enti che richiedono espressamente una firma qualificata; tutto ciò per cui la convenzione collettiva applicabile o un accordo aziendale impone una forma specifica.

In questi casi Klyra può comunque servire per archiviare il documento firmato altrove (caricandolo tra i documenti HR), ma non per raccogliere la firma.

6. Conservazione, copia al firmatario e verifica

Il dipendente riceve la copia del documento firmato e può ritrovarla nel proprio profilo; l’azienda la trova tra i documenti HR con il certificato di firma. Il link di firma ha una scadenza, può essere revocato prima della firma e il firmatario può rifiutare motivando.

I documenti firmati seguono i tempi di conservazione dei documenti del personale configurati nell’organizzazione e sono esportabili in caso di controllo, cambio fornitore o richiesta dell’interessato.

7. Buone pratiche per rendere la prova solida

Usa sempre l’email personale del dipendente (mai caselle condivise o del locale); verifica che il profilo sia aggiornato prima di inviare; non inviare richieste di firma a persone che non hanno già accesso alla propria casella; conserva i PDF firmati senza rigenerarli; per documenti importanti allega la richiesta a una comunicazione tracciabile (consegna a mano contro firma o raccomandata) quando lo richiede la legge.