Valeur juridique de la signature électronique Klyra

1. De quel type de signature s’agit-il

La signature Klyra est une signature électronique simple (SES) au sens du règlement européen 910/2014 (eIDAS), article 3 point 10. Ce n’est ni une signature avancée (AES) ni une signature qualifiée (QES) : elle ne repose pas sur un certificat personnel délivré par un prestataire de services de confiance ni sur un dispositif de création de signature.

Concrètement : le signataire reçoit un lien personnel par e-mail, doit ouvrir et lire l’intégralité du document, accepter une déclaration de consentement et confirmer avec un code à 6 chiffres reçu sur sa propre boîte mail. L’identité est donc démontrée par le contrôle de la boîte mail du salarié, et non par une pièce d’identité vérifiée.

2. Ce que nous enregistrons comme preuve

Pour chaque signature, Klyra conserve un dossier de preuve : l’empreinte SHA-256 du document au moment de la signature (toute modification ultérieure la rend différente), la version du texte de consentement accepté, l’événement de lecture intégrale, l’envoi et la vérification du code e-mail, l’adresse IP, le navigateur et l’heure serveur de chaque étape.

Le journal des événements est en ajout seul : personne, pas même l’administrateur de l’entreprise, ne peut le modifier ou le supprimer. Le document signé est remis avec un certificat de signature et peut être vérifié à tout moment depuis la page publique de vérification, qui compare l’empreinte du fichier à celle enregistrée.

3. Quelle valeur devant un juge

Une signature électronique simple ne peut pas être écartée comme preuve au seul motif qu’elle est électronique ou non qualifiée (eIDAS, article 25 paragraphe 1). Seule la signature qualifiée a toutefois automatiquement le même effet juridique qu’une signature manuscrite (article 25 paragraphe 2).

En France, le Code civil (articles 1366 et 1367) reconnaît l’écrit et la signature électroniques, mais la présomption de fiabilité est réservée à la signature qualifiée (décret n° 2017-1416). Avec une signature simple, en cas de contestation, c’est à celui qui s’en prévaut — l’employeur — de démontrer que le procédé était fiable et que le document n’a pas été altéré : c’est précisément le rôle du dossier de preuve décrit ci-dessus.

En Principauté de Monaco, la signature électronique est reconnue par la loi n° 1.383 du 2 août 2011 sur l’économie numérique, modifiée par la loi n° 1.482 du 17 décembre 2019, selon une logique analogue : la présomption de fiabilité est réservée à la signature qualifiée ; les autres niveaux valent comme preuve, étayée par le dossier technique.

4. Pour quels documents elle convient

Relevés d’heures et feuilles de présence à faire valider par le salarié ; accusés de lecture et remises de documents (règlement intérieur, notices d’information, procédures HACCP et sécurité, remise d’EPI) ; demandes et validations de congés et d’absences ; notes de service et accords internes à faible risque de contestation.

Contrats de travail et avenants : la loi n’impose pas la signature manuscrite et l’écrit électronique est admis (pour le CDD, qui doit être écrit, l’article 1366 du Code civil s’applique). La signature simple est donc utilisable, mais rappelez-vous qu’en cas de litige la charge de la preuve de fiabilité vous incombe : assurez-vous que l’e-mail du salarié est personnel et à jour, conservez le PDF signé avec son certificat et ne faites jamais signer depuis une boîte partagée. Pour les CDD, les avenants substantiels ou les relations déjà conflictuelles, envisagez un niveau avancé ou qualifié via un prestataire certifié.

5. Pour quels documents NE PAS l’utiliser

Rupture conventionnelle, transactions et accords mettant fin à un litige : le risque de contestation est élevé, préférez la signature qualifiée ou le papier.

Actes exigeant une signature authentifiée, notariée ou une forme solennelle prévue par la loi ; procurations à effets patrimoniaux ; documents destinés à des autorités ou organismes exigeant expressément une signature qualifiée ; tout ce pour quoi la convention collective applicable ou un accord d’entreprise impose une forme particulière.

Dans ces cas, Klyra peut toujours servir à archiver le document signé ailleurs (en le déposant dans les documents RH), mais pas à recueillir la signature.

6. Conservation, copie au signataire et vérification

Le salarié reçoit la copie du document signé et la retrouve dans son profil ; l’entreprise la retrouve dans les documents RH avec le certificat de signature. Le lien de signature a une date d’expiration, peut être révoqué avant signature et le signataire peut refuser en motivant.

Les documents signés suivent les durées de conservation des documents du personnel configurées dans l’organisation et sont exportables en cas de contrôle, de changement de prestataire ou de demande de la personne concernée.

7. Bonnes pratiques pour consolider la preuve

Utilisez toujours l’e-mail personnel du salarié (jamais une boîte partagée ou celle de l’établissement) ; vérifiez que le profil est à jour avant l’envoi ; n’envoyez pas de demande de signature à une personne qui n’a pas déjà accès à sa boîte mail ; conservez les PDF signés sans les régénérer ; pour les documents importants, doublez la demande d’une communication traçable (remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée) lorsque la loi l’exige.