Valeur juridique de la signature électronique KlyraOS

1. De quel type de signature s’agit-il

La signature KlyraOS est une signature électronique simple (SES) au sens du règlement européen 910/2014 (eIDAS), article 3 point 10. Ce n’est ni une signature avancée (AES) ni une signature qualifiée (QES) : elle ne repose pas sur un certificat personnel délivré par un prestataire de services de confiance ni sur un dispositif de création de signature.

Concrètement : le signataire reçoit un lien personnel par e-mail, doit ouvrir et lire l’intégralité du document, accepter une déclaration de consentement et confirmer avec un code à 6 chiffres reçu sur sa propre boîte mail. L’identité est donc démontrée par le contrôle de la boîte mail du salarié, et non par une pièce d’identité vérifiée.

Le contrôle de la boîte mail est un élément de preuve, pas une vérification certaine de l’identité civile ; le suivi de lecture ne prouve pas la compréhension.

2. Ce que nous enregistrons comme preuve

Pour chaque signature, KlyraOS conserve un dossier de preuve : l’empreinte SHA-256 du document au moment de la signature (toute modification ultérieure la rend différente), la version du texte de consentement accepté, l’événement de lecture intégrale, l’envoi et la vérification du code e-mail, l’adresse IP, le navigateur et l’heure serveur de chaque étape.

Les événements ne sont pas modifiables par les actions ordinaires de l’entreprise. Cela ne garantit ni immutabilité absolue ni conservation perpétuelle : obligations de suppression, procédures autorisées et vérification du dossier subsistent. Le certificat est une preuve technique interne, non un certificat qualifié.

3. Quelle valeur devant un juge

Une signature électronique simple ne peut pas être écartée comme preuve au seul motif qu’elle est électronique ou non qualifiée (eIDAS, article 25 paragraphe 1). Seule la signature qualifiée a toutefois automatiquement le même effet juridique qu’une signature manuscrite (article 25 paragraphe 2).

En France, le Code civil (articles 1366 et 1367) reconnaît l’écrit et la signature électroniques, mais la présomption de fiabilité est réservée à la signature qualifiée (décret n° 2017-1416). Avec une signature simple, en cas de contestation, c’est à celui qui s’en prévaut — l’employeur — de démontrer que le procédé était fiable et que le document n’a pas été altéré : c’est précisément le rôle du dossier de preuve décrit ci-dessus.

En Principauté de Monaco, la signature électronique est reconnue par la loi n° 1.383 du 2 août 2011 sur l’économie numérique, modifiée par la loi n° 1.482 du 17 décembre 2019, selon une logique analogue : la présomption de fiabilité est réservée à la signature qualifiée ; les autres niveaux valent comme preuve, étayée par le dossier technique.

4. Pour quels documents elle convient

Relevés d’heures et feuilles de présence à faire valider par le salarié ; accusés de lecture et remises de documents (règlement intérieur, notices d’information, procédures HACCP et sécurité, remise d’EPI) ; demandes et validations de congés et d’absences ; notes de service et accords internes à faible risque de contestation.

Pour contrats de travail, CDD et avenants importants, faire vérifier forme, délais et niveau de signature par un professionnel selon le pays avant usage. L’admission de l’écrit électronique ne garantit pas la validité de tout contrat ou toutes les formalités ; conserver les preuves et utiliser un prestataire qualifié si nécessaire.

5. Pour quels documents NE PAS l’utiliser

Rupture conventionnelle, transactions et accords mettant fin à un litige : le risque de contestation est élevé, préférez la signature qualifiée ou le papier.

Actes exigeant une signature authentifiée, notariée ou une forme solennelle prévue par la loi ; procurations à effets patrimoniaux ; documents destinés à des autorités ou organismes exigeant expressément une signature qualifiée ; tout ce pour quoi la convention collective applicable ou un accord d’entreprise impose une forme particulière.

Dans ces cas, KlyraOS peut toujours servir à archiver le document signé ailleurs (en le déposant dans les documents RH), mais pas à recueillir la signature.

6. Conservation, copie au signataire et vérification

Le salarié reçoit la copie du document signé et la retrouve dans son profil ; l’entreprise la retrouve dans les documents RH avec le certificat de signature. Le lien de signature a une date d’expiration, peut être révoqué avant signature et le signataire peut refuser en motivant.

L’organisation détermine la conservation selon finalités, obligations locales et litiges. Un délai configuré ne supprime pas nécessairement documents, preuves, sauvegardes et copies ; vérifier restitution/suppression.

Données de signature et droits : /legal/privacy et /legal/worker-notice. Contact : admin@mtdigitalservices.net. La vérification peut montrer des métadonnées aux détenteurs du lien : garder ce lien confidentiel.

7. Bonnes pratiques pour consolider la preuve

Utilisez toujours l’e-mail personnel du salarié (jamais une boîte partagée ou celle de l’établissement) ; vérifiez que le profil est à jour avant l’envoi ; n’envoyez pas de demande de signature à une personne qui n’a pas déjà accès à sa boîte mail ; conservez les PDF signés sans les régénérer ; pour les documents importants, doublez la demande d’une communication traçable (remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée) lorsque la loi l’exige.