Notice type : données du personnel et outils de travail

1. Responsable et contacts

L’employeur identifié dans la notice est responsable du traitement. MT Digital Services LLC fournit KlyraOS comme sous-traitant. Contact fournisseur : admin@mtdigitalservices.net ; ajouter le contact privacy et éventuel DPO de l’employeur avant remise.

2. Finalités, bases et données nécessaires

L’employeur précise la base de chaque fonction : organisation, contrat, obligations sociales/alimentaires ou intérêt légitime évalué. Indiquer données obligatoires et conséquences. Un consentement général ne justifie pas surveillance ou santé ; condition de l’article 9 et règles locales requises.

3. Données et sources

Identité, coordonnées, contrat, rémunération et identifiants documentaires ; plannings, pauses, pointages, congés, justificatifs et corrections ; signatures/preuves, auteurs et horaires HACCP, messages/fichiers. Sources : personne, employeur, utilisateurs autorisés ou imports. Minimiser, sans diagnostics inutiles.

4. Pointage, images, voix et position

Selon les outils, un événement peut inclure heure, établissement, photo, signature et coordonnées/précision ; tous les pointages ne sont pas sur une borne. Expliquer quand et qui y accède. Le module Flotte reçoit des traceurs position, vitesse, contact et kilométrage rattachables au conducteur : information spécifique et conditions légales de la géolocalisation des salariés requises, au-delà de la notice de présence.

Audio/photos peuvent être transmis pour assistance, scans et fichiers. Le déverrouillage biométrique est distinct : résultat reçu, pas empreintes ou modèles système. Ne pas utiliser ce modèle pour affirmer l’absence de tout contrôle à distance.

5. Documents, IA et décisions

Les modules activés peuvent analyser contrats, images et audio avec Google Gemini/OpenAI, données personnelles comprises. Expliquer usage, nécessité et destinataires, éviter données sensibles non autorisées et vérifier les résultats. Pas de destination à décider seule embauche, sanctions ou licenciement. Usage disciplinaire soumis aux conditions légales et information spécifique.

6. Accès et transferts

Personnes autorisées selon site/tâche, fournisseurs nécessaires et destinataires légaux. Identifier les intégrations réelles et garanties hors EEE dans la notice employeur ; liste générale /legal/privacy. Limiter les liens/fichiers publiés accessibles aux destinataires.

7. Conservation et sécurité

Fixer et indiquer les durées des pointages, contrats, absences, documents médicaux et contrôles selon finalité/loi. « Aussi longtemps que nécessaire » sans critères ne suffit pas. Fermer l’accès ne supprime pas automatiquement registres obligatoires et copies ; examiner et documenter. Accès limités et transmission protégée ; sécuriser appareils et exports.

8. Droits et réclamations

Demander à l’employeur accès, rectification, suppression, limitation, opposition et portabilité selon les cas ; retrait du consentement facultatif et réclamation à l’autorité. Export personnel dans le profil. Fournisseur : admin@mtdigitalservices.net, en coordination avec le responsable. Réponse normalement sous un mois, prolongation motivée de deux mois possible.