Informativa modello: dati del personale e strumenti di lavoro

1. Titolare e contatti

Il datore di lavoro identificato nell’informativa aziendale è titolare. MT Digital Services LLC fornisce KlyraOS come responsabile. Per le richieste al fornitore: admin@mtdigitalservices.net; il contatto privacy del datore e l’eventuale DPO vanno indicati prima della consegna.

2. Finalità, basi e dati necessari

Il datore individua per ogni funzione la base applicabile: organizzazione del lavoro, contratto, obblighi retributivi/sociali e alimentari o interesse legittimo valutato. Specifica quali dati sono obbligatori e le conseguenze dell’assenza. Il consenso generale all’app non giustifica sorveglianza o dati sanitari; per salute e altre categorie particolari serve una condizione dell’art. 9 e le regole locali.

3. Dati e fonti

Identità, contatti, contratto, retribuzione e identificativi nei documenti; turni, pause, presenze, ferie, assenze, allegati, correzioni; firme, evidenze di sottoscrizione, autore e tempi dei controlli HACCP, messaggi e file. I dati provengono dall’interessato, dal datore, dagli utenti autorizzati o da importazioni. Raccogliere solo dati necessari, non diagnosi superflue.

4. Timbratura, immagini, voce e posizione

Secondo gli strumenti usati, un evento può includere ora, sede, foto, firma e coordinate con precisione; non tutte le timbrature avvengono su una postazione dedicata. Il datore deve spiegare quando questi dati sono richiesti e chi li vede. Il modulo Flotta riceve dai localizzatori dei veicoli posizione, velocità, accensione e chilometraggio collegabili al conducente: richiede un’informazione specifica e le condizioni legali sul controllo a distanza, non coperte da un generico avviso presenze.

Audio e foto possono essere inviati volontariamente per assistenza, scansioni e allegati. Lo sblocco biometrico resta distinto: il fornitore riceve esito, non impronte o modello facciale del sistema. Non usare questo modello per affermare l’assenza di qualunque controllo a distanza.

5. Documenti, IA e decisioni

Moduli attivi possono analizzare contratti, immagini e audio con Google Gemini/OpenAI, compresi dati personali presenti nei file. L’azienda deve indicare uso, necessità e destinatari, evitare dati particolari non autorizzati e verificare i risultati. La piattaforma non è destinata a decidere autonomamente assunzioni, sanzioni o licenziamenti. Gli eventuali usi disciplinari richiedono le condizioni legali e l’informazione specifica.

6. Accessi e trasferimenti

Accedono persone autorizzate secondo sede e compito, fornitori necessari e soggetti previsti dalla legge. Le integrazioni e i servizi esterni effettivi e le garanzie dei trasferimenti fuori SEE vanno identificati nell’informativa aziendale; elenco generale in /legal/privacy. File o link pubblicati possono essere raggiungibili dai destinatari e vanno limitati.

7. Conservazione e sicurezza

Il datore deve fissare e indicare durate per presenze, contratti, assenze, documenti sanitari e controlli, secondo finalità e legge. Non basta dire «finché necessario» senza criteri. La chiusura dell’accesso non cancella automaticamente registri obbligatori, allegati o copie; la cancellazione va valutata e documentata. Sono applicati accessi limitati e trasmissione protetta; dispositivo e report esportati devono essere protetti.

8. Diritti e reclami

Richieste al datore: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità nei casi previsti; revoca dei consensi facoltativi e reclamo all’autorità competente. Nel profilo è disponibile export personale. Contatto del fornitore: admin@mtdigitalservices.net; le richieste sui dati lavorativi sono coordinate con il titolare. Risposta normalmente entro un mese, con eventuale estensione motivata fino ad altri due mesi.