Inventario de fin de mes: cómo hacerlo de forma fiable

El inventario de fin de mes sirve para cerrar el food cost del periodo y verificar que las existencias reales coinciden con las teóricas. Si el conteo es impreciso o incoherente, la cifra resultante no sirve para decidir nada: es solo un número que rellenar en una hoja.

Por qué hace falta una periodicidad fija

El inventario completo debe hacerse siempre el mismo día del ciclo contable, con el local cerrado y antes de recibir nuevas entregas. Si un mes lo haces el día 28 y el siguiente el 3, estás comparando periodos de distinta duración: las comparaciones mes a mes pierden sentido.

El conteo por parejas: por qué funciona

Contar entre dos personas, una que cuenta y otra que anota, reduce sensiblemente los errores de transcripción y de doble conteo. No es un capricho organizativo: en un almacén con cientos de referencias, un error de lectura o de línea puede alterar el valor final más de lo que parece.

1. Recorrido fijo, zona por zona, siempre en el mismo orden
2. Quien cuenta dice en voz alta producto y cantidad, quien anota lo repite antes de escribirlo
3. Las unidades de medida se deciden de antemano, no se improvisan durante el conteo
4. Los productos abiertos o parciales se estiman con un criterio escrito, siempre igual (por ejemplo, botella a mitad = 0,5)

Valorar las existencias: qué precio usar

El valor del inventario se obtiene multiplicando las cantidades contadas por el precio de compra más reciente, no por un precio medio histórico que puede no reflejar ya las tarifas actuales. Si un proveedor subió el precio a mitad de mes, usa el último precio facturado para la valoración de cierre.

Errores típicos que hay que evitar

• Contar con el local abierto, con mercancía moviéndose durante el conteo
• Incluir mercancía ya entregada pero aún no registrada en el sistema (o, al revés, excluirla por error)
• Cambiar la unidad de medida de un mismo artículo de un mes a otro
• Estimar "a ojo" las referencias de bajo valor para ahorrar tiempo, pero descuadrando el total en muchas líneas pequeñas
• No registrar la fecha y hora exactas del conteo, lo que hace imposible comprobar después entregas intermedias

Qué hacer con la desviación

Una desviación entre existencia teórica y real no es algo que corregir solo en la hoja: es una señal. Si es pequeña y estable mes a mes, probablemente refleja un margen normal de desperdicio o de porcionado. Si crece o cambia de categoría, hay que investigarla antes del mes siguiente, no archivarla junto al resto de los datos.