Fatture, revisione automatica e destinatari dei report
Come funziona la revisione automatica delle fatture in Klyra e come configurare i destinatari dei report finanziari periodici.
Le fatture ricevute dai fornitori vengono controllate automaticamente da Klyra per individuare anomalie rispetto a quanto ricevuto o concordato, mentre i report finanziari periodici possono essere inviati a destinatari specifici come titolare o commercialista. Insieme, questi strumenti riducono il tempo dedicato ai controlli di fine mese.
Come funziona la revisione automatica
Quando arriva una fattura, Klyra la confronta con le ricezioni merci registrate e con i listini concordati con il fornitore, segnalando differenze di prezzo, quantità non corrispondenti o articoli fatturati ma mai ricevuti.
- Confronto prezzo fatturato con listino concordato
- Confronto quantità fatturata con quantità ricevuta
- Segnalazione di articoli senza ricezione corrispondente
Gestire le anomalie segnalate
Ogni anomalia resta in sospeso finché non viene revisionata manualmente: puoi accettarla se giustificata, ad esempio per un adeguamento di listino comunicato dal fornitore, oppure contestarla prima di procedere al pagamento.
Configurare i destinatari dei report
I report periodici, come il riepilogo mensile di incassi e spese, possono essere inviati automaticamente a più destinatari: titolare, responsabile di sede o commercialista esterno, ciascuno con la frequenza di invio più adatta al proprio ruolo.
Controlli tipici di fine mese
A fine mese conviene verificare che tutte le chiusure di cassa siano registrate, che le fatture con anomalie siano state revisionate e che il report inviato al commercialista rifletta i dati definitivi del periodo.
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Passaggi
- Apri Finanza e seleziona “Fatture”.
- Controlla le fatture segnalate con anomalie.
- Verifica la differenza rispetto a listino o ricezione.
- Accetta o contesta ciascuna anomalia con una nota.
- Apri “Report” e configura i destinatari periodici.
- Imposta la frequenza di invio per ciascun destinatario.
- Effettua i controlli di fine mese prima di chiudere il periodo.
Problemi frequenti
- Una fattura corretta viene segnalata come anomalia → listino fornitore non aggiornato dopo un adeguamento concordato → aggiorna il listino e poi accetta l’anomalia con una nota.
- Un articolo risulta fatturato ma mai ricevuto → ricezione merci non ancora registrata in Klyra → registra la ricezione mancante prima di validare la fattura.
- Il commercialista non riceve il report mensile → destinatario non configurato o email errata → verifica l’elenco destinatari nella configurazione dei report.
- Le anomalie si accumulano senza essere revisionate → controllo periodico non svolto → dedica un momento fisso, ad esempio settimanale, alla revisione delle fatture segnalate.
Domande frequenti
La revisione automatica blocca il pagamento della fattura?
No, segnala solo l’anomalia: la decisione di pagare o contestare resta a chi gestisce la finanza.
Posso aggiungere più destinatari allo stesso report?
Sì, puoi configurare più destinatari per lo stesso report, ciascuno con la propria frequenza di invio.
Cosa succede se ignoro un’anomalia?
Resta visibile come in sospeso finché non viene revisionata, così non passa inosservata nei controlli successivi.
Il commercialista può vedere solo i report o anche i dati dettagliati?
Dipende dai permessi assegnati al suo account: puoi limitarlo ai soli report o dargli accesso ai dettagli.
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