Enregistrer une clôture de caisse quotidienne
Comment enregistrer la clôture de caisse en fin de service, distinguer les modes de paiement et la relier aux ventes du POS.
La clôture de caisse enregistre l’encaissement réel de fin de service, réparti par mode de paiement, et devient la référence officielle pour le rapprochement avec les ventes importées du POS. Une clôture précise évite des écarts difficiles à expliquer les jours suivants.
Ce que comprend une clôture
Chaque clôture enregistre le montant total encaissé, réparti entre espèces, cartes et autres modes acceptés, ainsi que le fond de caisse initial et final. Ces données permettent de vérifier que l’encaissement déclaré correspond bien à ce qui a réellement été manipulé.
Distinguer les modes de paiement
Séparer espèces, cartes et autres modes est essentiel car chacun suit un circuit différent : les espèces restent physiquement en établissement, les cartes sont créditées par le prestataire de paiement, d’autres modes peuvent avoir des délais de règlement différents.
- Espèces : fond de caisse et versements en banque
- Cartes : montant crédité par le prestataire de paiement
- Titres-restaurant et autres modes acceptés
- Éventuels remboursements ou annulations de la journée
Lien avec les ventes du POS
Si la caisse est connectée à Klyra, le montant déclaré dans la clôture est automatiquement comparé aux ventes importées du POS lors du rapprochement, mettant en évidence tout écart à vérifier avant de considérer la journée comme définitive.
Qui peut modifier une clôture enregistrée
Une clôture déjà enregistrée reste modifiable par toute personne disposant du droit de gestion finance, utile lorsqu’une erreur de saisie est découverte après l’enregistrement initial, sans devoir annuler toute la journée.
Cosa trovi in questa guida
- clôture de caisse
- fond de caisse
- encaissement journalier
- modes de paiement
- écarts de caisse
- lien avec le POS
Passaggi
- Ouvrez Finance et sélectionnez « Nouvelle clôture de caisse ».
- Indiquez l’établissement et la date du service.
- Saisissez le fond de caisse initial et final.
- Enregistrez le montant pour chaque mode de paiement.
- Ajoutez les remboursements ou annulations de la journée.
- Vérifiez le rapprochement avec les ventes du POS, si connecté.
- Enregistrez la clôture et corrigez les éventuels écarts signalés.
Problemi frequenti
- La clôture ne correspond pas aux ventes du POS → un paiement enregistré sous le mauvais mode → vérifiez la répartition entre espèces et cartes avant d’enregistrer.
- Le fond de caisse final ne correspond pas → un versement intermédiaire n’a pas été comptabilisé pendant le service → reportez tous les mouvements de caisse survenus pendant le service.
- La clôture est en double pour la même journée → saisie enregistrée deux fois par erreur → supprimez la clôture en trop en conservant la bonne.
- Le montant d’un mode de paiement accepté manque → mode non configuré sur l’établissement → ajoutez le mode de paiement manquant avant d’enregistrer la clôture.
Domande frequenti
Puis-je modifier une clôture déjà enregistrée ?
Oui, toute personne ayant le droit de gestion finance peut la corriger à tout moment ultérieur.
Que se passe-t-il si la caisse n’est pas connectée au POS ?
La clôture reste valide, mais elle n’est pas comparée automatiquement aux ventes : le rapprochement doit être fait manuellement.
Faut-il enregistrer une clôture chaque jour ?
Oui, c’est la base des rapports financiers mensuels et cela permet de détecter rapidement les écarts de caisse.
Comment gérer un remboursement survenu après la clôture ?
Enregistrez-le comme un ajustement sur la clôture du jour où il a eu lieu, en indiquant clairement le motif.
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