Factures, révision automatique et destinataires des rapports
Comment fonctionne la révision automatique des factures dans Klyra et comment configurer les destinataires des rapports financiers périodiques.
Les factures reçues des fournisseurs sont contrôlées automatiquement par Klyra pour détecter des anomalies par rapport à ce qui a été reçu ou convenu, tandis que les rapports financiers périodiques peuvent être envoyés à des destinataires spécifiques comme le gérant ou l’expert-comptable. Ensemble, ces outils réduisent le temps consacré aux contrôles de fin de mois.
Comment fonctionne la révision automatique
Dès qu’une facture arrive, Klyra la compare aux réceptions de marchandises enregistrées et aux tarifs convenus avec le fournisseur, en signalant les écarts de prix, les quantités non concordantes ou les articles facturés mais jamais reçus.
- Comparaison du prix facturé au tarif convenu
- Comparaison de la quantité facturée à la quantité reçue
- Signalement des articles sans réception correspondante
Gérer les anomalies signalées
Chaque anomalie reste en attente tant qu’elle n’est pas révisée manuellement : vous pouvez l’accepter si elle est justifiée, par exemple pour un ajustement de tarif communiqué par le fournisseur, ou la contester avant de procéder au paiement.
Configurer les destinataires des rapports
Les rapports périodiques, comme le récapitulatif mensuel des encaissements et des dépenses, peuvent être envoyés automatiquement à plusieurs destinataires : gérant, responsable d’établissement ou expert-comptable externe, chacun avec la fréquence d’envoi adaptée à son rôle.
Contrôles typiques de fin de mois
En fin de mois, il convient de vérifier que toutes les clôtures de caisse sont enregistrées, que les factures signalées ont été révisées, et que le rapport envoyé à l’expert-comptable reflète les données définitives de la période.
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Passaggi
- Ouvrez Finance et sélectionnez « Factures ».
- Contrôlez les factures signalées avec des anomalies.
- Vérifiez l’écart par rapport au tarif ou à la réception.
- Acceptez ou contestez chaque anomalie avec une note.
- Ouvrez « Rapports » et configurez les destinataires périodiques.
- Définissez la fréquence d’envoi pour chaque destinataire.
- Effectuez les contrôles de fin de mois avant de clôturer la période.
Problemi frequenti
- Une facture correcte est signalée comme anomalie → tarif fournisseur non mis à jour après un ajustement convenu → mettez à jour le tarif puis acceptez l’anomalie avec une note.
- Un article apparaît facturé mais jamais reçu → réception de marchandises pas encore enregistrée dans Klyra → enregistrez la réception manquante avant de valider la facture.
- L’expert-comptable ne reçoit pas le rapport mensuel → destinataire non configuré ou e-mail incorrect → vérifiez la liste des destinataires dans la configuration des rapports.
- Les anomalies s’accumulent sans être révisées → contrôle périodique non effectué → réservez un moment fixe, par exemple hebdomadaire, à la révision des factures signalées.
Domande frequenti
La révision automatique bloque-t-elle le paiement de la facture ?
Non, elle ne fait que signaler l’anomalie : la décision de payer ou de contester reste entre les mains de la personne qui gère la finance.
Puis-je ajouter plusieurs destinataires au même rapport ?
Oui, vous pouvez configurer plusieurs destinataires pour le même rapport, chacun avec sa propre fréquence d’envoi.
Que se passe-t-il si j’ignore une anomalie ?
Elle reste visible comme en attente tant qu’elle n’est pas révisée, ce qui évite qu’elle passe inaperçue lors des contrôles suivants.
L’expert-comptable peut-il voir seulement les rapports ou aussi les données détaillées ?
Cela dépend des droits attribués à son compte : vous pouvez le limiter aux rapports ou lui donner accès aux détails.
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