Come funziona il controllo automatico giornaliero delle scadenze documentali: preavviso di 30 giorni e notifica ai responsabili, non al dipendente.
KlyraOS controlla ogni giorno le scadenze dei documenti del personale caricati sulla scheda dipendente e invia un promemoria con 30 giorni di anticipo. L’avviso arriva a chi gestisce i documenti HR della sede, non al dipendente titolare del documento, così chi deve organizzare rinnovi o sostituzioni ha il tempo di intervenire.
Ogni giorno un processo automatico analizza tutti i documenti con scadenza impostata sulle schede del personale e individua quelli che rientrano nella finestra di preavviso di 30 giorni prima della scadenza.
L’avviso non va al dipendente a cui appartiene il documento, ma a chi ha il permesso di gestione documenti HR sulla sede: tipicamente il responsabile HR o di sede. È una scelta intenzionale, perché è chi gestisce i rinnovi ad avere bisogno del preavviso per organizzare per tempo una visita medica, un corso di aggiornamento o il rinnovo di un permesso.
Se più documenti di più persone scadono nello stesso giorno, il responsabile riceve una singola email che li riepiloga, invece di un messaggio per ogni documento. Il sistema tiene inoltre traccia di cosa è già stato notificato: lo stesso destinatario non riceve due volte l’avviso per lo stesso documento nello stesso giorno, anche se il controllo giornaliero viene eseguito più volte.
Il promemoria è un’indicazione a organizzare il rinnovo, non una sospensione automatica: il documento resta visibile in scheda finché non viene sostituito o aggiornato con una nuova data di scadenza.
Con quanto anticipo arriva il promemoria di scadenza?
30 giorni prima della data di scadenza impostata sul documento.
Il dipendente riceve una notifica quando il suo documento sta per scadere?
No, l’avviso arriva a chi ha il permesso di gestione documenti HR sulla sede, non al dipendente.
Se ho più documenti in scadenza lo stesso giorno ricevo più email?
No, ricevi una singola email di riepilogo con tutti i documenti in scadenza in quel controllo.
Posso ricevere due volte lo stesso avviso?
No, il sistema evita di inviare due volte lo stesso avviso per lo stesso destinatario, documento e giorno.
Cosa succede se non aggiorno il documento entro la scadenza?
Il documento resta in scheda segnato come scaduto: verifica la conformità con le tue procedure interne, il sistema non blocca automaticamente la persona.
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