Scadenze dei documenti del personale e promemoria
Come funziona il controllo automatico giornaliero delle scadenze documentali: preavviso di 30 giorni e notifica ai responsabili, non al dipendente.
Klyra controlla ogni giorno le scadenze dei documenti del personale caricati sulla scheda dipendente e invia un promemoria con 30 giorni di anticipo. L’avviso arriva a chi gestisce i documenti HR della sede, non al dipendente titolare del documento, così chi deve organizzare rinnovi o sostituzioni ha il tempo di intervenire.
Un controllo automatico ogni giorno
Ogni giorno un processo automatico analizza tutti i documenti con scadenza impostata sulle schede del personale e individua quelli che rientrano nella finestra di preavviso di 30 giorni prima della scadenza.
Chi riceve la notifica
L’avviso non va al dipendente a cui appartiene il documento, ma a chi ha il permesso di gestione documenti HR sulla sede: tipicamente il responsabile HR o di sede. È una scelta intenzionale, perché è chi gestisce i rinnovi ad avere bisogno del preavviso per organizzare per tempo una visita medica, un corso di aggiornamento o il rinnovo di un permesso.
Un’email per responsabile, senza duplicati
Se più documenti di più persone scadono nello stesso giorno, il responsabile riceve una singola email che li riepiloga, invece di un messaggio per ogni documento. Il sistema tiene inoltre traccia di cosa è già stato notificato: lo stesso destinatario non riceve due volte l’avviso per lo stesso documento nello stesso giorno, anche se il controllo giornaliero viene eseguito più volte.
- Preavviso di 30 giorni prima della scadenza
- Un’unica email per responsabile con più documenti
- Deduplica per destinatario, documento e giorno
- Nessuna notifica diretta al dipendente
Cosa fare quando arriva un promemoria
Il promemoria è un’indicazione a organizzare il rinnovo, non una sospensione automatica: il documento resta visibile in scheda finché non viene sostituito o aggiornato con una nuova data di scadenza.
Cosa trovi in questa guida
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Passaggi
- Assicurati che ogni documento con validità limitata abbia la data di scadenza impostata sulla scheda della persona.
- Attendi il controllo automatico giornaliero: non serve avviarlo manualmente.
- Ricevi l’email di riepilogo se hai il permesso di gestione documenti HR e ci sono scadenze entro 30 giorni.
- Organizza il rinnovo (visita, corso, documento) con la persona interessata.
- Carica il nuovo documento aggiornato sulla scheda, sostituendo o affiancando quello in scadenza.
Problemi frequenti
- Nessun promemoria arriva per un documento in scadenza → la data di scadenza non è impostata sul documento → aprila e aggiungila nella scheda della persona.
- Il dipendente si aspetta di ricevere lui l’avviso → la notifica va sempre a chi gestisce i documenti HR della sede, non al dipendente → informa il personale che è il responsabile a occuparsi del rinnovo.
- Un responsabile riceve più email per lo stesso documento nello stesso giorno → non dovrebbe succedere, il sistema deduplica per destinatario, documento e giorno → verifica che non si tratti di documenti diversi con nomi simili.
- Nessuno riceve l’avviso per una sede → nessun utente ha il permesso di gestione documenti HR su quella sede → assegna il permesso a un responsabile.
Domande frequenti
Con quanto anticipo arriva il promemoria di scadenza?
30 giorni prima della data di scadenza impostata sul documento.
Il dipendente riceve una notifica quando il suo documento sta per scadere?
No, l’avviso arriva a chi ha il permesso di gestione documenti HR sulla sede, non al dipendente.
Se ho più documenti in scadenza lo stesso giorno ricevo più email?
No, ricevi una singola email di riepilogo con tutti i documenti in scadenza in quel controllo.
Posso ricevere due volte lo stesso avviso?
No, il sistema evita di inviare due volte lo stesso avviso per lo stesso destinatario, documento e giorno.
Cosa succede se non aggiorno il documento entro la scadenza?
Il documento resta in scheda segnato come scaduto: verifica la conformità con le tue procedure interne, il sistema non blocca automaticamente la persona.
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