Documenti del personale e firme elettroniche: come funzionano
Carica documenti con scadenza e fai firmare comunicazioni e regolamenti direttamente dall’app, senza carta.
Ogni dipendente può avere documenti collegati alla propria scheda, come idoneità sanitaria, attestati di formazione o permessi di soggiorno. Klyra segnala le scadenze in anticipo e permette di far firmare documenti direttamente in app.
Caricare un documento
Dalla scheda della persona puoi caricare un file (PDF o foto) e indicare tipologia e data di scadenza, se prevista. Il documento resta consultabile e scaricabile in ogni momento.
- Idoneità sanitaria e visite mediche
- Attestati di formazione HACCP o sicurezza
- Permessi di soggiorno e documenti di identità
- Regolamenti interni e informative
Notifiche di scadenza
Quando un documento si avvicina alla scadenza, il responsabile riceve un avviso: questo evita di scoprire un’idoneità scaduta durante un controllo o un’ispezione.
Firma elettronica
Puoi inviare un documento da firmare (regolamento, informativa, procedura interna) direttamente all’app della persona: la firma viene registrata con data e ora e resta allegata al documento.
Ricerca e controllo ispettivo
In caso di ispezione puoi filtrare rapidamente i documenti per tipologia o scadenza e mostrare lo stato aggiornato di tutto il personale in servizio.
Cosa trovi in questa guida
- documenti dipendenti
- scadenze idoneità
- formazione obbligatoria
- firma elettronica
- regolamenti interni
- notifiche scadenza
Passaggi
- Apri la scheda della persona e vai a Documenti
- Carica il file e scegli la tipologia
- Imposta la data di scadenza se applicabile
- Per un documento da firmare, scegli “Invia per firma”
- La persona firma dalla propria app
- Controlla lo stato (in attesa, firmato, scaduto) dalla scheda
Problemi frequenti
- Nessun avviso prima della scadenza → data di scadenza non impostata al caricamento → modifica il documento e aggiungila
- La persona non riesce a firmare → notifica non attiva sul suo profilo → verifica le preferenze di notifica dell’app
- Documento duplicato → caricato due volte per errore → elimina la copia più vecchia mantenendo quella corretta
Domande frequenti
La firma elettronica ha valore per un controllo HACCP?
La firma registra data, ora e persona in modo tracciabile ed è accettata come evidenza interna; per usi legali specifici verifica i requisiti richiesti nel tuo paese.
Posso essere avvisato prima della scadenza di un’idoneità?
Sì, imposta la data di scadenza sul documento: riceverai una notifica con anticipo prima che il documento non sia più valido.
Dove vedo tutti i documenti in scadenza di tutte le sedi?
Dalla sezione HR generale puoi filtrare i documenti per stato e sede, ottenendo una lista unica delle scadenze imminenti.
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