Échéances des documents du personnel et rappels
Comment fonctionne le contrôle automatique quotidien des échéances documentaires : préavis de 30 jours et notification aux responsables, pas à l’employé.
Klyra vérifie chaque jour les dates d’échéance des documents du personnel chargés sur les fiches employé et envoie un rappel 30 jours à l’avance. L’alerte est envoyée à la personne qui gère les documents RH du site, pas à l’employé titulaire du document, afin que celui qui doit organiser un renouvellement ou un remplacement ait le temps d’agir.
Un contrôle automatique chaque jour
Chaque jour, un processus automatique analyse tous les documents avec une date d’échéance renseignée sur les fiches du personnel et identifie ceux qui entrent dans la fenêtre de préavis de 30 jours avant l’échéance.
Qui reçoit la notification
L’alerte ne va pas à l’employé propriétaire du document, mais à la personne disposant du droit de gestion des documents RH sur le site : généralement le responsable RH ou de site. Ce choix est délibéré, car c’est celui qui gère les renouvellements qui a besoin du préavis pour organiser à temps une visite médicale, une formation de recyclage ou le renouvellement d’un titre de séjour.
Un email par responsable, sans doublon
Si plusieurs documents appartenant à plusieurs personnes arrivent à échéance le même jour, le responsable reçoit un seul email récapitulatif au lieu d’un message par document. Le système garde aussi la trace de ce qui a déjà été notifié : le même destinataire ne reçoit pas deux fois l’alerte pour le même document le même jour, même si le contrôle quotidien s’exécute plusieurs fois.
- Préavis de 30 jours avant l’échéance
- Un seul email par responsable regroupant plusieurs documents
- Déduplication par destinataire, document et jour
- Aucune notification directe à l’employé
Que faire à la réception d’un rappel
Le rappel invite à organiser le renouvellement, ce n’est pas une suspension automatique : le document reste visible sur la fiche jusqu’à son remplacement ou sa mise à jour avec une nouvelle date d’échéance.
Ce que couvre ce guide
- échéance de document
- rappel automatique
- préavis de 30 jours
- notification responsable RH
- contrôle quotidien
- email dédupliqué
Étapes
- Assurez-vous que chaque document à validité limitée a bien sa date d’échéance renseignée sur la fiche de la personne.
- Attendez le contrôle automatique quotidien : rien à déclencher manuellement.
- Recevez l’email récapitulatif si vous avez le droit de gestion des documents RH et qu’il y a des échéances dans les 30 jours.
- Organisez le renouvellement (visite, formation, document) avec la personne concernée.
- Chargez le document mis à jour sur la fiche, en remplacement ou en complément de celui qui arrive à échéance.
Problèmes fréquents
- Aucun rappel n’arrive pour un document qui expire → la date d’échéance n’est pas renseignée sur le document → ouvrez-le et ajoutez-la sur la fiche de la personne.
- L’employé s’attend à recevoir l’alerte directement → la notification va toujours à la personne qui gère les documents RH du site, pas à l’employé → informez le personnel que c’est le responsable qui gère les renouvellements.
- Un responsable reçoit plusieurs emails pour le même document le même jour → ne devrait pas arriver, le système déduplique par destinataire, document et jour → vérifiez qu’il ne s’agit pas de documents différents portant des noms similaires.
- Personne ne reçoit l’alerte pour un site → aucun utilisateur ne dispose du droit de gestion des documents RH sur ce site → attribuez ce droit à un responsable.
Questions fréquentes
Avec combien de jours d’avance arrive le rappel d’échéance ?
30 jours avant la date d’échéance renseignée sur le document.
L’employé est-il notifié quand son document arrive bientôt à échéance ?
Non, l’alerte va à la personne disposant du droit de gestion des documents RH sur le site, pas à l’employé.
Si j’ai plusieurs documents qui expirent le même jour, est-ce que je reçois plusieurs emails ?
Non, vous recevez un seul email récapitulatif listant tous les documents arrivant à échéance lors de ce contrôle.
Puis-je recevoir deux fois la même alerte ?
Non, le système évite d’envoyer deux fois la même alerte pour le même destinataire, document et jour.
Que se passe-t-il si je ne mets pas à jour le document avant l’échéance ?
Le document reste sur la fiche marqué comme expiré : vérifiez la conformité selon vos procédures internes, le système ne bloque pas automatiquement la personne.
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