Comment fonctionne le contrôle automatique quotidien des échéances documentaires : préavis de 30 jours et notification aux responsables, pas à l’employé.
KlyraOS vérifie chaque jour les dates d’échéance des documents du personnel chargés sur les fiches employé et envoie un rappel 30 jours à l’avance. L’alerte est envoyée à la personne qui gère les documents RH du site, pas à l’employé titulaire du document, afin que celui qui doit organiser un renouvellement ou un remplacement ait le temps d’agir.
Chaque jour, un processus automatique analyse tous les documents avec une date d’échéance renseignée sur les fiches du personnel et identifie ceux qui entrent dans la fenêtre de préavis de 30 jours avant l’échéance.
L’alerte ne va pas à l’employé propriétaire du document, mais à la personne disposant du droit de gestion des documents RH sur le site : généralement le responsable RH ou de site. Ce choix est délibéré, car c’est celui qui gère les renouvellements qui a besoin du préavis pour organiser à temps une visite médicale, une formation de recyclage ou le renouvellement d’un titre de séjour.
Si plusieurs documents appartenant à plusieurs personnes arrivent à échéance le même jour, le responsable reçoit un seul email récapitulatif au lieu d’un message par document. Le système garde aussi la trace de ce qui a déjà été notifié : le même destinataire ne reçoit pas deux fois l’alerte pour le même document le même jour, même si le contrôle quotidien s’exécute plusieurs fois.
Le rappel invite à organiser le renouvellement, ce n’est pas une suspension automatique : le document reste visible sur la fiche jusqu’à son remplacement ou sa mise à jour avec une nouvelle date d’échéance.
Avec combien de jours d’avance arrive le rappel d’échéance ?
30 jours avant la date d’échéance renseignée sur le document.
L’employé est-il notifié quand son document arrive bientôt à échéance ?
Non, l’alerte va à la personne disposant du droit de gestion des documents RH sur le site, pas à l’employé.
Si j’ai plusieurs documents qui expirent le même jour, est-ce que je reçois plusieurs emails ?
Non, vous recevez un seul email récapitulatif listant tous les documents arrivant à échéance lors de ce contrôle.
Puis-je recevoir deux fois la même alerte ?
Non, le système évite d’envoyer deux fois la même alerte pour le même destinataire, document et jour.
Que se passe-t-il si je ne mets pas à jour le document avant l’échéance ?
Le document reste sur la fiche marqué comme expiré : vérifiez la conformité selon vos procédures internes, le système ne bloque pas automatiquement la personne.
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