Scheda dipendente: dati, ruolo e documenti in un solo posto
Come creare e mantenere aggiornata la scheda di ogni persona: dati anagrafici, ruolo, sede e documenti collegati.
La scheda dipendente raccoglie in un unico punto tutte le informazioni utili sulla persona: anagrafica, ruolo, sede, mansione e documenti collegati. È il punto di partenza per contratti, turni, timbrature e paghe, quindi tenerla aggiornata evita blocchi a valle.
Cosa contiene la scheda
La scheda riunisce dati personali, contatti, ruolo assegnato, mansione, sedi di lavoro e data di assunzione. Da qui si accede rapidamente anche a contratti, documenti e cronologia delle modifiche.
- Dati anagrafici e recapiti
- Ruolo, livello e mansione
- Sedi e reparti assegnati
- Data di assunzione e stato (attivo, sospeso, cessato)
Creare una nuova scheda
Puoi creare una scheda manualmente oppure a partire da un invito accettato: in questo caso i dati base vengono già precompilati e resta da completare la parte contrattuale.
Mantenerla aggiornata
Ogni variazione di ruolo, sede o mansione va registrata subito: la scheda alimenta la pianificazione dei turni e i report del costo del personale, quindi un dato vecchio genera turni o calcoli sbagliati.
Cessazione di un rapporto
Alla cessazione la persona va disattivata, non cancellata: si mantiene lo storico di turni, timbrature e documenti per eventuali controlli, ma perde accesso all’app.
Cosa trovi in questa guida
- scheda dipendente
- dati anagrafici
- ruolo e mansione
- sedi assegnate
- storico
- privacy dati
Passaggi
- Apri Persone e HR e seleziona “Nuova persona” oppure una scheda esistente
- Compila o verifica dati anagrafici e recapiti
- Assegna ruolo, livello e mansione
- Assegna una o più sedi di lavoro
- Collega i documenti richiesti (idoneità, formazione)
- Salva e controlla che la persona compaia nella pianificazione turni
Problemi frequenti
- La persona non compare nei turni → sede non assegnata → aggiungi la sede corretta nella scheda
- Il costo del personale sembra sbagliato → mansione o livello non aggiornati → correggi il dato e ricalcola il report
- La persona vede reparti non suoi → permessi ereditati dal ruolo troppo ampi → rivedi ruolo o eccezioni personali
Domande frequenti
Come cambio la sede di un dipendente che si trasferisce?
Apri la sua scheda, rimuovi la sede precedente (o lasciala se lavora su più sedi) e aggiungi quella nuova: i turni futuri verranno proposti sulla sede aggiornata.
Cosa succede se disattivo una persona per errore?
Puoi riattivarla dalla stessa scheda: dati, storico e documenti restano intatti perché non vengono mai cancellati alla disattivazione.
Chi può vedere i dati personali in scheda?
Solo chi ha il permesso di gestione HR per quella sede; il resto del personale non accede a queste informazioni.
Guide collegate
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