Cómo funciona el control automático diario de vencimientos documentales: aviso previo de 30 días y notificación a los responsables, no al empleado.
KlyraOS revisa cada día las fechas de vencimiento de los documentos del personal cargados en las fichas de empleado y envía un recordatorio con 30 días de antelación. El aviso llega a quien gestiona los documentos de RR. HH. del local, no al empleado titular del documento, para que quien deba organizar renovaciones o sustituciones tenga tiempo de actuar.
Cada día, un proceso automático analiza todos los documentos con fecha de vencimiento definida en las fichas del personal e identifica los que entran en la ventana de aviso previo de 30 días antes del vencimiento.
El aviso no llega al empleado propietario del documento, sino a quien tiene el permiso de gestión de documentos de RR. HH. del local: normalmente el responsable de RR. HH. o del local. Es una decisión intencional, porque es quien gestiona las renovaciones quien necesita el aviso previo para organizar a tiempo una revisión médica, un curso de actualización o la renovación de un permiso.
Si varios documentos de varias personas vencen el mismo día, el responsable recibe un único email de resumen en lugar de un mensaje por documento. El sistema también lleva registro de lo que ya se notificó: el mismo destinatario no recibe dos veces el aviso del mismo documento el mismo día, aunque el control diario se ejecute más de una vez.
El recordatorio es una indicación para organizar la renovación, no una suspensión automática: el documento sigue visible en la ficha hasta que se sustituye o se actualiza con una nueva fecha de vencimiento.
¿Con cuánta antelación llega el recordatorio de vencimiento?
30 días antes de la fecha de vencimiento definida en el documento.
¿El empleado recibe una notificación cuando su documento está por vencer?
No, el aviso llega a quien tiene el permiso de gestión de documentos de RR. HH. del local, no al empleado.
Si tengo varios documentos que vencen el mismo día, ¿recibo varios emails?
No, recibes un único email de resumen con todos los documentos que vencen en ese control.
¿Puedo recibir dos veces el mismo aviso?
No, el sistema evita enviar dos veces el mismo aviso para el mismo destinatario, documento y día.
¿Qué pasa si no actualizo el documento antes del vencimiento?
El documento permanece en la ficha marcado como vencido: verifica el cumplimiento según tus procedimientos internos, el sistema no bloquea automáticamente a la persona.
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