Vencimientos de documentos del personal y recordatorios
Cómo funciona el control automático diario de vencimientos documentales: aviso previo de 30 días y notificación a los responsables, no al empleado.
Klyra revisa cada día las fechas de vencimiento de los documentos del personal cargados en las fichas de empleado y envía un recordatorio con 30 días de antelación. El aviso llega a quien gestiona los documentos de RR. HH. del local, no al empleado titular del documento, para que quien deba organizar renovaciones o sustituciones tenga tiempo de actuar.
Un control automático cada día
Cada día, un proceso automático analiza todos los documentos con fecha de vencimiento definida en las fichas del personal e identifica los que entran en la ventana de aviso previo de 30 días antes del vencimiento.
Quién recibe la notificación
El aviso no llega al empleado propietario del documento, sino a quien tiene el permiso de gestión de documentos de RR. HH. del local: normalmente el responsable de RR. HH. o del local. Es una decisión intencional, porque es quien gestiona las renovaciones quien necesita el aviso previo para organizar a tiempo una revisión médica, un curso de actualización o la renovación de un permiso.
Un email por responsable, sin duplicados
Si varios documentos de varias personas vencen el mismo día, el responsable recibe un único email de resumen en lugar de un mensaje por documento. El sistema también lleva registro de lo que ya se notificó: el mismo destinatario no recibe dos veces el aviso del mismo documento el mismo día, aunque el control diario se ejecute más de una vez.
- Aviso previo de 30 días antes del vencimiento
- Un único email por responsable con varios documentos
- Deduplicación por destinatario, documento y día
- Ninguna notificación directa al empleado
Qué hacer al recibir un recordatorio
El recordatorio es una indicación para organizar la renovación, no una suspensión automática: el documento sigue visible en la ficha hasta que se sustituye o se actualiza con una nueva fecha de vencimiento.
Qué incluye esta guía
- vencimiento de documentos
- recordatorio automático
- aviso previo de 30 días
- notificación a responsables de RR. HH.
- control diario
- email deduplicado
Pasos
- Asegúrate de que cada documento con validez limitada tenga la fecha de vencimiento definida en la ficha de la persona.
- Espera el control automático diario: no hace falta iniciarlo manualmente.
- Recibe el email de resumen si tienes el permiso de gestión de documentos de RR. HH. y hay vencimientos dentro de 30 días.
- Organiza la renovación (revisión, curso, documento) con la persona correspondiente.
- Sube el documento actualizado a la ficha, sustituyendo o junto al que está por vencer.
Problemas frecuentes
- No llega ningún recordatorio para un documento por vencer → la fecha de vencimiento no está definida en el documento → ábrelo y agrégala en la ficha de la persona.
- El empleado espera recibir el aviso directamente → la notificación siempre llega a quien gestiona los documentos de RR. HH. del local, no al empleado → informa al personal de que el responsable se ocupa de las renovaciones.
- Un responsable recibe varios emails del mismo documento el mismo día → no debería pasar, el sistema deduplica por destinatario, documento y día → verifica si en realidad son documentos distintos con nombres parecidos.
- Nadie recibe el aviso de un local → ningún usuario tiene el permiso de gestión de documentos de RR. HH. en ese local → asigna el permiso a un responsable.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación llega el recordatorio de vencimiento?
30 días antes de la fecha de vencimiento definida en el documento.
¿El empleado recibe una notificación cuando su documento está por vencer?
No, el aviso llega a quien tiene el permiso de gestión de documentos de RR. HH. del local, no al empleado.
Si tengo varios documentos que vencen el mismo día, ¿recibo varios emails?
No, recibes un único email de resumen con todos los documentos que vencen en ese control.
¿Puedo recibir dos veces el mismo aviso?
No, el sistema evita enviar dos veces el mismo aviso para el mismo destinatario, documento y día.
¿Qué pasa si no actualizo el documento antes del vencimiento?
El documento permanece en la ficha marcado como vencido: verifica el cumplimiento según tus procedimientos internos, el sistema no bloquea automáticamente a la persona.
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