Quali dati personali raccoglie KlyraOS, dove vengono conservati e per quanto tempo restano disponibili.
KlyraOS tratta dati personali di collaboratori, clienti e fornitori per far funzionare turni, timbrature, HR e tracciabilità: sapere quali dati sono raccolti e per quanto tempo vengono conservati è un passaggio necessario per rispondere a un audit o a una richiesta di un dipendente. Questa guida riassume cosa succede ai dati durante il normale utilizzo dell’app.
I dati principali trattati sono anagrafica e contatti del personale, timbrature e presenze, documenti HR come contratti e idoneità sanitarie, dati di ricette e tracciabilità che possono includere nominativi di operatori, e dati dei clienti registrati nel modulo fatturazione o produzione su commessa.
KlyraOS non raccoglie dati sensibili non necessari all’attività: non chiede informazioni su salute, opinioni o orientamenti se non richieste espressamente da un modulo attivato volontariamente, come le idoneità sanitarie per il personale di cucina.
I dati sono conservati su infrastrutture cloud con accesso riservato al personale tecnico autorizzato e cifratura in transito e a riposo. Ogni organizzazione ha i propri dati isolati logicamente dalle altre organizzazioni presenti sulla piattaforma.
I dati operativi (turni, timbrature, ricezioni) restano disponibili per tutta la durata del contratto e per il periodo di conservazione successivo alla disdetta descritto nella sezione abbonamento. I documenti HACCP e i registri di tracciabilità seguono invece i tempi minimi previsti dalla normativa di settore, spesso più lunghi di quelli contrattuali.
Ogni dato raccolto è collegato a una funzione specifica dell’app: non vengono richiesti dati ulteriori "per sicurezza" o "per il futuro". Se disattivi un modulo, i dati collegati smettono di essere trattati per nuove finalità mantenendo comunque lo storico già registrato.
KlyraOS conserva i dati dei clienti finali del ristorante?
Solo se usi moduli che li richiedono, come fatturazione o produzione su commessa: senza quei moduli attivi non vengono raccolti.
Per quanto tempo restano visibili le timbrature di un dipendente uscito?
Restano nello storico per il periodo previsto dal contratto e dagli obblighi di legge su presenze e paghe, anche dopo la cessazione del rapporto.
I dati sono condivisi con altre aziende che usano KlyraOS?
No, ogni organizzazione vede e gestisce esclusivamente i propri dati, isolati logicamente da quelli di altre organizzazioni.
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