Dati personali trattati da Klyra e tempi di conservazione
Quali dati personali raccoglie Klyra, dove vengono conservati e per quanto tempo restano disponibili.
Klyra tratta dati personali di collaboratori, clienti e fornitori per far funzionare turni, timbrature, HR e tracciabilità: sapere quali dati sono raccolti e per quanto tempo vengono conservati è un passaggio necessario per rispondere a un audit o a una richiesta di un dipendente. Questa guida riassume cosa succede ai dati durante il normale utilizzo dell’app.
Categorie di dati raccolte
I dati principali trattati sono anagrafica e contatti del personale, timbrature e presenze, documenti HR come contratti e idoneità sanitarie, dati di ricette e tracciabilità che possono includere nominativi di operatori, e dati dei clienti registrati nel modulo fatturazione o produzione su commessa.
Klyra non raccoglie dati sensibili non necessari all’attività: non chiede informazioni su salute, opinioni o orientamenti se non richieste espressamente da un modulo attivato volontariamente, come le idoneità sanitarie per il personale di cucina.
Dove risiedono i dati
I dati sono conservati su infrastrutture cloud con accesso riservato al personale tecnico autorizzato e cifratura in transito e a riposo. Ogni organizzazione ha i propri dati isolati logicamente dalle altre organizzazioni presenti sulla piattaforma.
- Cifratura delle comunicazioni tra app e server
- Backup regolari con conservazione limitata nel tempo
- Nessuna condivisione dei dati fra organizzazioni diverse
Per quanto tempo restano i dati
I dati operativi (turni, timbrature, ricezioni) restano disponibili per tutta la durata del contratto e per il periodo di conservazione successivo alla disdetta descritto nella sezione abbonamento. I documenti HACCP e i registri di tracciabilità seguono invece i tempi minimi previsti dalla normativa di settore, spesso più lunghi di quelli contrattuali.
Minimizzazione e finalità
Ogni dato raccolto è collegato a una funzione specifica dell’app: non vengono richiesti dati ulteriori "per sicurezza" o "per il futuro". Se disattivi un modulo, i dati collegati smettono di essere trattati per nuove finalità mantenendo comunque lo storico già registrato.
Cosa trovi in questa guida
- dati personali
- conservazione dati
- trattamento GDPR
- dati dipendenti
- dati clienti
- minimizzazione dati
Problemi frequenti
- Non sai dove sono conservati i dati della tua organizzazione → consulta il documento sul trattamento dati collegato al tuo contratto, disponibile in Amministrazione, Impostazioni, Conformità.
- Un dipendente chiede quali dati avete su di lui → usa la funzione di esportazione dati personali descritta nell’articolo dedicato, non serve rispondere manualmente riga per riga.
- Pensi che un dato non necessario venga richiesto → segnala il caso all’assistenza indicando lo schermo esatto, verrà valutato se il campo è davvero indispensabile.
- I documenti HACCP sembrano conservati più a lungo del previsto → è corretto, seguono i tempi minimi di legge del settore alimentare e non quelli del contratto software.
Domande frequenti
Klyra conserva i dati dei clienti finali del ristorante?
Solo se usi moduli che li richiedono, come fatturazione o produzione su commessa: senza quei moduli attivi non vengono raccolti.
Per quanto tempo restano visibili le timbrature di un dipendente uscito?
Restano nello storico per il periodo previsto dal contratto e dagli obblighi di legge su presenze e paghe, anche dopo la cessazione del rapporto.
I dati sono condivisi con altre aziende che usano Klyra?
No, ogni organizzazione vede e gestisce esclusivamente i propri dati, isolati logicamente da quelli di altre organizzazioni.
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