Esportare o cancellare i dati personali di una persona
Come rispondere a una richiesta di accesso, esportazione o cancellazione dei dati personali secondo il GDPR.
Un dipendente o un ex collaboratore può chiedere in qualsiasi momento di vedere, ricevere una copia o far cancellare i propri dati personali. Klyra mette a disposizione strumenti dedicati per gestire queste richieste senza dover intervenire manualmente su ogni tabella.
Richiesta di accesso ai dati
Dalla scheda della persona puoi generare un riepilogo di tutti i dati personali trattati: anagrafica, documenti HR, timbrature, presenze e ogni altro dato collegato al suo account. È il punto di partenza per rispondere a una richiesta di accesso.
Esportare i dati personali
L’esportazione produce un file consultabile che raccoglie i dati della persona in formato leggibile, adatto sia a essere consegnato all’interessato sia a essere conservato come prova della risposta fornita entro i termini di legge.
- Esportazione per singola persona su richiesta
- Formato leggibile per consegna diretta all’interessato
- Traccia della richiesta e della risposta nel registro attività
Cancellare i dati personali
La cancellazione rimuove i dati anagrafici e personali non più necessari, ma preserva in forma anonima o aggregata le informazioni richieste da obblighi legali, ad esempio i registri HACCP o le scritture contabili collegate a documenti fiscali già emessi.
Quando la cancellazione non è immediata
Se esistono obblighi di conservazione superiori, come documenti fiscali o registri di sicurezza alimentare, la cancellazione completa avviene solo alla scadenza di quei termini: nel frattempo i dati vengono comunque isolati dall’uso quotidiano e resi inaccessibili al resto del team.
Cosa trovi in questa guida
- diritto di accesso
- esportazione dati personali
- diritto alla cancellazione
- richieste GDPR
- portabilità dei dati
Passaggi
- Vai in Amministrazione, poi Utenti, e apri la scheda della persona.
- Seleziona Richiesta dati personali.
- Scegli Esporta se ti serve una copia leggibile dei dati.
- Scegli Cancella se la persona ha richiesto la cancellazione.
- Verifica l’elenco dei dati soggetti a obblighi di conservazione superiori.
- Conferma l’operazione e consegna la copia se richiesta.
- Controlla che la richiesta compaia nel registro attività come tracciamento della risposta.
Problemi frequenti
- La cancellazione non rimuove alcuni documenti → sono soggetti a un obbligo di conservazione legale superiore, resta corretto che non vengano eliminati subito.
- Non trovi il pulsante per l’esportazione → verifica di avere il permesso amministrativo necessario, altrimenti chiedi a un titolare.
- La persona chiede la cancellazione ma è ancora dipendente attivo → valuta con un consulente se procedere subito o attendere la fine del rapporto, per non perdere dati necessari alla gestione del contratto.
- Serve una prova di aver risposto entro i termini → usa il registro attività, che riporta data e ora della richiesta e della risposta fornita.
Domande frequenti
Quanto tempo ho per rispondere a una richiesta di accesso?
I termini sono quelli previsti dalla normativa sulla protezione dei dati applicabile alla tua organizzazione; l’esportazione da Klyra è comunque immediata una volta avviata.
Posso cancellare i dati di un dipendente ancora in forza?
In genere no, perché i dati sono necessari alla gestione del rapporto di lavoro in corso: valuta la richiesta con un consulente del lavoro.
I dati HACCP con il nome di un operatore vanno cancellati su richiesta?
No, i registri di sicurezza alimentare seguono obblighi di conservazione specifici e prevalgono sulla richiesta di cancellazione fino alla loro scadenza.
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