Invitare una persona in Klyra e gestire la scadenza dell’invito
Come invitare un nuovo collaboratore, scegliere la scadenza del link e cosa fare se l’invito non arriva.
Ogni persona che lavora in Klyra deve essere invitata singolarmente da chi gestisce gli utenti. L’invito porta con sé i primi dati importanti: ruolo, mansione e sedi assegnate. Impostarlo bene evita di dover correggere permessi dopo il primo accesso.
Prima di inviare l’invito
Prepara nome, cognome ed email della persona, insieme al ruolo che avrà (amministratore, responsabile o collaboratore) e alla mansione operativa, ad esempio cameriere o cuoco. Questi dati determinano cosa vedrà appena entra, quindi vale la pena decidere prima le sedi a cui deve avere accesso.
Se la persona lavorerà su più locali, puoi assegnare fin da subito tutte le sedi coinvolte invece di doverle aggiungere una alla volta più avanti.
Scadenza del link di invito
Il link di invito è valido per un periodo limitato, pensato per motivi di sicurezza: non resta aperto indefinitamente in una casella di posta. Se la persona non completa la registrazione entro quel periodo, il link smette di funzionare e serve generarne uno nuovo.
Non esiste un modo per prolungare un invito scaduto: la soluzione è sempre reinviarlo dalla sezione utenti, che genera automaticamente un nuovo link valido.
- L’invito scaduto mostra un messaggio di errore alla persona invitata
- Il reinvio non richiede di reinserire tutti i dati da capo
- Puoi vedere lo stato "in attesa" degli inviti non ancora accettati
Reinviare o annullare un invito
Dalla lista utenti individui subito chi non ha ancora completato la registrazione. Da lì puoi reinviare l’invito con un nuovo link oppure annullarlo, ad esempio se la persona ha cambiato idea o l’assunzione non è andata a buon fine.
Errori frequenti in fase di invito
La causa più comune di un invito bloccato è un indirizzo email scritto male: la persona non riceve nulla e tu vedi solo lo stato "in attesa" che non cambia. Controllare l’indirizzo prima di inviare risparmia molti solleciti.
Cosa trovi in questa guida
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- primo accesso
Passaggi
- Apri la sezione utenti dall’area amministrazione
- Avvia un nuovo invito e inserisci nome, cognome ed email
- Assegna ruolo e mansione della persona
- Seleziona una o più sedi di accesso
- Invia l’invito e verifica che compaia come "in attesa"
- Se serve, reinvia il link prima della scadenza
Problemi frequenti
- La persona non riceve l’email → indirizzo scritto in modo errato → correggi l’indirizzo e reinvia l’invito
- Il link risulta scaduto → tempo massimo superato senza registrazione → genera un nuovo invito dalla sezione utenti
- La persona vede sedi che non le competono → sedi selezionate per errore durante l’invito → correggi l’assegnazione dopo l’accesso
- Compaiono due utenti simili → invito duplicato inviato due volte → annulla quello non usato e mantieni un solo account
- L’invito resta "in attesa" per giorni → email finita nello spam → chiedi alla persona di controllare la cartella spam o reinvia con altro indirizzo
Domande frequenti
Quanto dura un invito prima di scadere?
Il link è valido per un periodo limitato pensato per la sicurezza dell’account: se scade devi generarne uno nuovo dalla sezione utenti, senza dover reinserire tutti i dati.
Posso invitare più persone contemporaneamente?
Puoi inviare più inviti singoli in sequenza; ognuno porta con sé ruolo, mansione e sedi personalizzati per quella persona.
Cosa succede se annullo un invito per sbaglio?
Puoi semplicemente crearne uno nuovo con gli stessi dati: nessuna informazione viene persa perché la persona non ha ancora un account attivo.
Un invito scaduto crea un account fantasma?
No, finché l’invito non viene accettato non esiste nessun account con permessi attivi in Klyra.
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