Inviter une personne sur Klyra et gérer l’expiration de l’invitation
Comment inviter un nouveau collaborateur, choisir l’expiration du lien et réagir si l’invitation n’arrive pas.
Chaque personne travaillant sur Klyra doit être invitée individuellement par la personne qui gère les utilisateurs. L’invitation transporte des données essentielles : rôle, fonction et sites assignés. Bien la préparer évite de devoir corriger les permissions après la première connexion.
Avant d’envoyer l’invitation
Préparez le prénom, le nom et l’email de la personne, ainsi que le rôle qu’elle occupera (administrateur, responsable ou collaborateur) et sa fonction opérationnelle, par exemple serveur ou cuisinier. Ces données déterminent ce qu’elle verra dès sa connexion, mieux vaut donc décider à l’avance les sites auxquels elle doit accéder.
Si la personne travaille sur plusieurs établissements, vous pouvez assigner d’emblée tous les sites concernés au lieu de les ajouter un par un plus tard.
Expiration du lien d’invitation
Le lien d’invitation est valable pendant une durée limitée, pour des raisons de sécurité : il ne reste pas ouvert indéfiniment dans une boîte mail. Si la personne ne termine pas son inscription dans ce délai, le lien cesse de fonctionner et il faut en générer un nouveau.
Il n’existe aucun moyen de prolonger une invitation expirée : la solution consiste toujours à la renvoyer depuis la section utilisateurs, qui génère automatiquement un nouveau lien valide.
- Une invitation expirée affiche un message d’erreur à la personne invitée
- Le renvoi ne nécessite pas de ressaisir toutes les données
- Vous pouvez voir le statut « en attente » des invitations non encore acceptées
Renvoyer ou annuler une invitation
La liste des utilisateurs indique immédiatement qui n’a pas encore terminé son inscription. Vous pouvez alors renvoyer l’invitation avec un nouveau lien, ou l’annuler, par exemple si la personne a changé d’avis ou si l’embauche n’a pas abouti.
Erreurs fréquentes lors de l’invitation
La cause la plus fréquente d’une invitation bloquée est une adresse email mal saisie : la personne ne reçoit rien et vous ne voyez qu’un statut « en attente » qui ne change jamais. Vérifier l’adresse avant d’envoyer évite de nombreuses relances.
Cosa trovi in questa guida
- invitation utilisateur
- expiration invitation
- nouveau collaborateur
- email d’invitation
- renvoi invitation
- première connexion
Passaggi
- Ouvrez la section utilisateurs dans l’espace administration
- Lancez une nouvelle invitation et saisissez prénom, nom et email
- Attribuez le rôle et la fonction de la personne
- Sélectionnez un ou plusieurs sites d’accès
- Envoyez l’invitation et vérifiez qu’elle apparaît comme « en attente »
- Renvoyez le lien si nécessaire avant son expiration
Problemi frequenti
- La personne ne reçoit pas l’email → adresse mal saisie → corrigez l’adresse et renvoyez l’invitation
- Le lien indique qu’il a expiré → délai maximal dépassé sans inscription → générez une nouvelle invitation depuis la section utilisateurs
- La personne voit des sites qui ne la concernent pas → sites mal sélectionnés lors de l’invitation → corrigez l’assignation après la connexion
- Deux utilisateurs similaires apparaissent → invitation en double envoyée deux fois → annulez celle non utilisée et gardez un seul compte
- L’invitation reste « en attente » pendant plusieurs jours → email arrivé dans les spams → demandez à la personne de vérifier ses spams ou renvoyez avec une autre adresse
Domande frequenti
Combien de temps dure une invitation avant d’expirer ?
Le lien est valable pendant une durée limitée pour la sécurité du compte ; s’il expire, générez-en un nouveau depuis la section utilisateurs, sans ressaisir toutes les données.
Puis-je inviter plusieurs personnes en même temps ?
Vous pouvez envoyer plusieurs invitations individuelles à la suite ; chacune transporte un rôle, une fonction et des sites propres à cette personne.
Que se passe-t-il si j’annule une invitation par erreur ?
Vous pouvez simplement en créer une nouvelle avec les mêmes données : aucune information n’est perdue car la personne n’a pas encore de compte actif.
Une invitation expirée crée-t-elle un compte fantôme ?
Non, tant que l’invitation n’est pas acceptée, aucun compte avec des permissions actives n’existe sur Klyra.
Guide collegate
Questa guida ti è stata utile?
Hai ancora bisogno di aiuto?
Descrivi il problema: alleghiamo in automatico pagina, sede, organizzazione e ruolo.
Contatta l’assistenza