Comment inviter un nouveau collaborateur, choisir l’expiration du lien et réagir si l’invitation n’arrive pas.
Chaque personne travaillant sur KlyraOS doit être invitée individuellement par la personne qui gère les utilisateurs. L’invitation transporte des données essentielles : rôle, fonction et sites assignés. Bien la préparer évite de devoir corriger les permissions après la première connexion.
Préparez le prénom, le nom et l’email de la personne, ainsi que le rôle qu’elle occupera (administrateur, responsable ou collaborateur) et sa fonction opérationnelle, par exemple serveur ou cuisinier. Ces données déterminent ce qu’elle verra dès sa connexion, mieux vaut donc décider à l’avance les sites auxquels elle doit accéder.
Si la personne travaille sur plusieurs établissements, vous pouvez assigner d’emblée tous les sites concernés au lieu de les ajouter un par un plus tard.
Le lien d’invitation est valable pendant une durée limitée, pour des raisons de sécurité : il ne reste pas ouvert indéfiniment dans une boîte mail. Si la personne ne termine pas son inscription dans ce délai, le lien cesse de fonctionner et il faut en générer un nouveau.
Il n’existe aucun moyen de prolonger une invitation expirée : la solution consiste toujours à la renvoyer depuis la section utilisateurs, qui génère automatiquement un nouveau lien valide.
La liste des utilisateurs indique immédiatement qui n’a pas encore terminé son inscription. Vous pouvez alors renvoyer l’invitation avec un nouveau lien, ou l’annuler, par exemple si la personne a changé d’avis ou si l’embauche n’a pas abouti.
La cause la plus fréquente d’une invitation bloquée est une adresse email mal saisie : la personne ne reçoit rien et vous ne voyez qu’un statut « en attente » qui ne change jamais. Vérifier l’adresse avant d’envoyer évite de nombreuses relances.
Combien de temps dure une invitation avant d’expirer ?
Le lien est valable pendant une durée limitée pour la sécurité du compte ; s’il expire, générez-en un nouveau depuis la section utilisateurs, sans ressaisir toutes les données.
Puis-je inviter plusieurs personnes en même temps ?
Vous pouvez envoyer plusieurs invitations individuelles à la suite ; chacune transporte un rôle, une fonction et des sites propres à cette personne.
Que se passe-t-il si j’annule une invitation par erreur ?
Vous pouvez simplement en créer une nouvelle avec les mêmes données : aucune information n’est perdue car la personne n’a pas encore de compte actif.
Une invitation expirée crée-t-elle un compte fantôme ?
Non, tant que l’invitation n’est pas acceptée, aucun compte avec des permissions actives n’existe sur KlyraOS.
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