Documentos del personal y firmas electrónicas: cómo funcionan
Carga documentos con vencimiento y haz firmar comunicados y reglamentos directamente desde la app, sin papel.
Cada empleado puede tener documentos vinculados a su ficha, como el certificado de aptitud, diplomas de formación o permisos de residencia. Klyra avisa de los vencimientos con antelación y permite hacer firmar documentos directamente en la app.
Cargar un documento
Desde la ficha de la persona puedes cargar un archivo (PDF o foto) e indicar tipo y fecha de vencimiento, si corresponde. El documento queda consultable y descargable en todo momento.
- Certificados de aptitud y revisiones médicas
- Diplomas de formación APPCC o de seguridad
- Permisos de residencia y documentos de identidad
- Reglamentos internos e informativos
Notificaciones de vencimiento
Cuando un documento se acerca al vencimiento, el responsable recibe un aviso: esto evita descubrir un certificado de aptitud caducado durante una inspección.
Firma electrónica
Puedes enviar un documento para firmar (reglamento, informativo, procedimiento interno) directamente a la app de la persona: la firma queda registrada con fecha y hora y permanece adjunta al documento.
Búsqueda y control de inspección
Ante una inspección puedes filtrar rápidamente los documentos por tipo o vencimiento y mostrar el estado actualizado de todo el personal en servicio.
Cosa trovi in questa guida
- documentos del personal
- vencimiento de aptitud
- formación obligatoria
- firma electrónica
- reglamentos internos
- notificaciones de vencimiento
Passaggi
- Abre la ficha de la persona y ve a Documentos
- Carga el archivo y elige el tipo
- Indica la fecha de vencimiento si corresponde
- Para un documento a firmar, elige «Enviar para firmar»
- La persona firma desde su propia app
- Comprueba el estado (pendiente, firmado, vencido) desde la ficha
Problemi frequenti
- No aparece aviso antes del vencimiento → fecha de vencimiento no configurada al cargar → edita el documento y añádela
- La persona no puede firmar → notificaciones desactivadas en su perfil → revisa las preferencias de notificación de la app
- Documento duplicado → cargado dos veces por error → elimina la copia antigua y mantén la correcta
Domande frequenti
¿La firma electrónica tiene validez para un control APPCC?
La firma registra fecha, hora y persona de forma trazable y se acepta como evidencia interna; comprueba los requisitos legales específicos de tu país si es necesario.
¿Puedo recibir un aviso antes de que caduque un certificado de aptitud?
Sí, define la fecha de vencimiento en el documento: recibirás una notificación con antelación antes de que deje de ser válido.
¿Dónde veo todos los documentos que vencen en todos los locales?
Desde la sección general de RR. HH. puedes filtrar los documentos por estado y local, obteniendo una lista única de vencimientos próximos.
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