Documents du personnel et signature électronique
Chargez des documents avec échéance et faites signer notes de service et règlements directement depuis l’app.
Chaque salarié peut avoir des documents liés à son dossier, comme une fiche d’aptitude, une attestation de formation ou un titre de séjour. Klyra signale les échéances à l’avance et permet de faire signer des documents directement dans l’application.
Charger un document
Depuis le dossier de la personne, vous pouvez charger un fichier (PDF ou photo) et indiquer le type et la date d’échéance, le cas échéant. Le document reste consultable et téléchargeable à tout moment.
- Fiches d’aptitude et visites médicales
- Attestations de formation HACCP ou sécurité
- Titres de séjour et pièces d’identité
- Règlements internes et notes d’information
Notifications d’échéance
Quand un document approche de son échéance, le responsable reçoit une alerte : cela évite de découvrir une aptitude expirée pendant un contrôle.
Signature électronique
Vous pouvez envoyer un document à signer (règlement, note d’information, procédure interne) directement dans l’application de la personne : la signature est enregistrée avec date et heure et reste jointe au document.
Recherche et contrôle sanitaire
En cas de contrôle, filtrez rapidement les documents par type ou échéance et présentez l’état à jour de tout le personnel en service.
Cosa trovi in questa guida
- documents du personnel
- échéance aptitude
- formation obligatoire
- signature électronique
- règlements internes
- notifications d’échéance
Passaggi
- Ouvrez le dossier de la personne et allez à Documents
- Chargez le fichier et choisissez le type
- Indiquez la date d’échéance si applicable
- Pour un document à signer, choisissez « Envoyer pour signature »
- La personne signe depuis sa propre application
- Vérifiez le statut (en attente, signé, expiré) depuis le dossier
Problemi frequenti
- Aucune alerte avant échéance → date d’échéance non renseignée au chargement → modifiez le document et ajoutez-la
- La personne ne peut pas signer → notifications désactivées sur son profil → vérifiez les préférences de notification de l’application
- Document en double → chargé deux fois par erreur → supprimez l’ancienne copie en gardant la bonne
Domande frequenti
La signature électronique a-t-elle une valeur pour un contrôle HACCP ?
La signature enregistre date, heure et identité de façon traçable et est acceptée comme preuve interne ; vérifiez les exigences légales spécifiques de votre pays si nécessaire.
Puis-je être alerté avant l’expiration d’une fiche d’aptitude ?
Oui, définissez la date d’échéance sur le document : vous recevrez une notification avec un délai avant qu’il ne devienne invalide.
Où voir tous les documents qui expirent sur tous les établissements ?
Depuis la section RH générale, filtrez les documents par statut et établissement pour obtenir une liste unique des échéances à venir.
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