Documenti duplicati, note di credito e annullamento ricezione
Come Klyra previene le doppie ricezioni, gestisce le note di credito e permette di annullare in sicurezza.
Errori come una ricezione registrata due volte o una consegna con differenze scoperte dopo la conferma sono frequenti nella gestione quotidiana del magazzino. Klyra include controlli e strumenti dedicati per gestirli senza generare dati sbagliati in modo permanente.
Rilevamento dei documenti duplicati
Prima di completare la lettura, Klyra confronta il documento caricato con le ricezioni recenti dello stesso fornitore e segnala se numero documento e data coincidono con una ricezione già registrata. Questo evita di duplicare per errore una consegna già inserita.
- Confronto automatico su numero e data documento
- Avviso esplicito prima di procedere in caso di sospetto duplicato
- Possibilità di procedere comunque se si tratta di un documento realmente diverso
Note di credito e differenze scoperte dopo
Quando il fornitore emette una nota di credito per un errore o un reso, la registri collegandola alla ricezione originale, così lo storico resta coerente e il costo effettivo del prodotto si aggiorna di conseguenza.
Se una differenza viene scoperta solo dopo la conferma, per esempio un prodotto mancante trovato durante il riordino del magazzino, si gestisce come rettifica successiva collegata alla ricezione originale, non come nuova ricezione scollegata.
Annullare una ricezione in sicurezza
Una ricezione confermata per errore può essere annullata, ma l’operazione richiede una motivazione e aggiorna di conseguenza il magazzino, riportando indietro le quantità e i lotti eventualmente creati. L’annullamento resta visibile nello storico con data e autore.
Cosa trovi in questa guida
- documento duplicato
- nota di credito
- annullamento ricezione
- differenze post consegna
- reso al fornitore
- storico documenti
Passaggi
- Verifica l’avviso di possibile duplicato prima di confermare una nuova ricezione
- Se è un vero duplicato, annulla il nuovo inserimento invece di proseguire
- Registra la nota di credito collegandola alla ricezione originale
- Per differenze scoperte in seguito, apri una rettifica collegata
- Per annullare una ricezione confermata, indica sempre il motivo richiesto
Problemi frequenti
- Una consegna viene registrata due volte → l’avviso di duplicato è stato ignorato senza verificare → annulla la ricezione doppia e controlla lo storico fornitore
- La nota di credito non aggiorna il costo del prodotto → non è stata collegata alla ricezione originale → ricollega la nota di credito al documento corretto
- L’annullamento di una ricezione non è disponibile → i lotti generati sono già stati parzialmente consumati → contatta il supporto per gestire la rettifica con la tracciabilità coinvolta
- Una differenza post consegna viene inserita come nuova ricezione → si perde il collegamento con il documento originale → usa sempre la rettifica collegata invece di una ricezione indipendente
Domande frequenti
Cosa succede se carico per sbaglio lo stesso documento due volte?
Klyra segnala il possibile duplicato confrontando numero e data del documento prima che la seconda ricezione venga confermata.
Come si registra un reso al fornitore?
Si registra come nota di credito collegata alla ricezione originale, che aggiorna quantità e costo del prodotto coinvolto.
Posso annullare una ricezione dopo diversi giorni?
Sì, ma se i lotti sono già stati parzialmente usati in produzione l’annullamento potrebbe richiedere una gestione assistita per mantenere la tracciabilità corretta.
L’annullamento di una ricezione lascia traccia nello storico?
Sì, ogni annullamento riporta data, autore e motivazione, restando consultabile per verifiche successive.
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