Documents en double, avoirs et annulation de réception
Comment Klyra évite les doubles réceptions, gère les avoirs et permet d’annuler en toute sécurité.
Des erreurs comme une réception enregistrée deux fois ou une livraison avec des différences découvertes après validation sont fréquentes dans la gestion quotidienne du magasin. Klyra intègre des contrôles et des outils dédiés pour les gérer sans créer de données erronées de manière permanente.
Détection des documents en double
Avant de terminer la lecture, Klyra compare le document chargé aux réceptions récentes du même fournisseur et signale si le numéro de document et la date correspondent à une réception déjà enregistrée. Cela évite de dupliquer par erreur une livraison déjà saisie.
- Comparaison automatique sur le numéro et la date du document
- Alerte explicite avant de poursuivre en cas de doublon suspecté
- Possibilité de continuer si le document est réellement différent
Avoirs et différences découvertes après coup
Lorsque le fournisseur émet un avoir pour une erreur ou un retour, vous l’enregistrez en le liant à la réception d’origine, afin que l’historique reste cohérent et que le coût effectif du produit soit mis à jour en conséquence.
Si une différence n’est découverte qu’après la validation, par exemple un produit manquant trouvé lors du rangement du stock, elle est gérée comme un ajustement ultérieur lié à la réception d’origine, et non comme une nouvelle réception isolée.
Annuler une réception en toute sécurité
Une réception validée par erreur peut être annulée, mais l’opération exige un motif et met à jour le stock en conséquence, en réajustant les quantités et les lots éventuellement créés. L’annulation reste visible dans l’historique avec la date et l’auteur.
Cosa trovi in questa guida
- document en double
- avoir fournisseur
- annulation de réception
- différences après livraison
- retour au fournisseur
- historique des documents
Passaggi
- Vérifiez l’alerte de doublon possible avant de valider une nouvelle réception
- S’il s’agit d’un vrai doublon, annulez la nouvelle saisie plutôt que de poursuivre
- Enregistrez l’avoir en le liant à la réception d’origine
- Pour les différences découvertes plus tard, ouvrez un ajustement lié
- Pour annuler une réception validée, indiquez toujours le motif demandé
Problemi frequenti
- Une livraison est enregistrée deux fois → l’alerte de doublon a été ignorée sans vérification → annulez la réception en double et vérifiez l’historique du fournisseur
- L’avoir ne met pas à jour le coût du produit → il n’a pas été lié à la réception d’origine → reliez l’avoir au document correct
- L’annulation d’une réception n’est pas disponible → les lots générés ont déjà été partiellement consommés → contactez le support pour gérer l’ajustement compte tenu de la traçabilité concernée
- Une différence post-livraison est saisie comme une nouvelle réception → le lien avec le document d’origine est perdu → utilisez toujours un ajustement lié plutôt qu’une réception indépendante
Domande frequenti
Que se passe-t-il si je charge par erreur deux fois le même document ?
Klyra signale le doublon potentiel en comparant le numéro et la date du document avant que la seconde réception ne soit validée.
Comment enregistrer un retour au fournisseur ?
Il s’enregistre comme un avoir lié à la réception d’origine, qui met à jour la quantité et le coût du produit concerné.
Puis-je annuler une réception après plusieurs jours ?
Oui, mais si les lots ont déjà été partiellement utilisés en production, l’annulation peut nécessiter une gestion assistée pour préserver la traçabilité.
L’annulation d’une réception laisse-t-elle une trace dans l’historique ?
Oui, chaque annulation enregistre la date, l’auteur et le motif, et reste consultable pour des vérifications ultérieures.
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