Exporter ou supprimer les données personnelles d’une personne
Comment répondre à une demande d’accès, d’export ou de suppression des données personnelles selon le RGPD.
Un salarié ou un ancien collaborateur peut demander à tout moment de consulter, recevoir une copie ou faire supprimer ses données personnelles. Klyra met à disposition des outils dédiés pour traiter ces demandes sans intervenir manuellement sur chaque table de données.
Demande d’accès aux données
Depuis la fiche de la personne, vous pouvez générer un récapitulatif de toutes les données personnelles traitées : identité, documents RH, pointages, présences et toute autre donnée liée à son compte. C’est le point de départ pour répondre à une demande d’accès.
Exporter les données personnelles
L’export produit un fichier lisible réunissant les données de la personne, adapté aussi bien pour être remis à l’intéressé que pour être conservé comme preuve de la réponse fournie dans les délais légaux.
- Export par personne sur demande
- Format lisible pour remise directe à l’intéressé
- Traçage de la demande et de la réponse dans le journal d’activité
Supprimer les données personnelles
La suppression retire les données personnelles qui ne sont plus nécessaires, tout en conservant sous forme anonymisée ou agrégée les informations exigées par des obligations légales, par exemple les registres HACCP ou les écritures comptables liées à des factures déjà émises.
Quand la suppression n’est pas immédiate
S’il existe des obligations de conservation supérieures, comme des documents fiscaux ou des registres d’hygiène HACCP, la suppression complète n’a lieu qu’à l’échéance de ces délais : en attendant, les données sont isolées de l’usage quotidien et rendues inaccessibles au reste de l’équipe.
Cosa trovi in questa guida
- droit d’accès
- export des données personnelles
- droit à l’effacement
- demandes RGPD
- portabilité des données
Passaggi
- Allez dans Administration, puis Utilisateurs, et ouvrez la fiche de la personne.
- Sélectionnez Demande de données personnelles.
- Choisissez Exporter si une copie lisible des données est nécessaire.
- Choisissez Supprimer si la personne a demandé l’effacement.
- Vérifiez la liste des données soumises à des obligations de conservation supérieures.
- Confirmez l’opération et remettez la copie si demandée.
- Vérifiez que la demande apparaît dans le journal d’activité comme preuve de la réponse.
Problemi frequenti
- La suppression ne retire pas certains documents → ils sont soumis à une obligation légale de conservation supérieure, il est normal qu’ils ne soient pas effacés immédiatement.
- Vous ne trouvez pas le bouton d’export → vérifiez que vous disposez du droit administratif requis, sinon demandez à un dirigeant.
- La personne demande la suppression alors qu’elle est encore salariée active → vérifiez avec un conseiller RH s’il faut agir tout de suite ou attendre la fin du contrat, pour ne pas perdre des données nécessaires à la gestion du contrat.
- Vous avez besoin d’une preuve de réponse dans les délais → utilisez le journal d’activité, qui indique la date et l’heure de la demande et de la réponse fournie.
Domande frequenti
Combien de temps ai-je pour répondre à une demande d’accès ?
Les délais sont ceux prévus par la réglementation sur la protection des données applicable à votre organisation ; l’export depuis Klyra est quant à lui immédiat une fois lancé.
Puis-je supprimer les données d’un salarié encore en poste ?
En général non, car ces données sont nécessaires à la gestion du contrat de travail en cours : vérifiez la demande avec un conseiller RH.
Les registres HACCP mentionnant le nom d’un opérateur doivent-ils être supprimés sur demande ?
Non, les registres d’hygiène alimentaire suivent des obligations de conservation spécifiques qui priment sur la demande de suppression jusqu’à leur échéance.
Guide collegate
Questa guida ti è stata utile?
Hai ancora bisogno di aiuto?
Descrivi il problema: alleghiamo in automatico pagina, sede, organizzazione e ruolo.
Contatta l’assistenza