Exportar o eliminar los datos personales de una persona
Cómo responder a una solicitud de acceso, exportación o eliminación de datos personales conforme al RGPD.
Un empleado o un excolaborador puede pedir en cualquier momento ver, recibir una copia o solicitar la eliminación de sus datos personales. Klyra ofrece herramientas específicas para gestionar estas solicitudes sin tener que intervenir manualmente en cada tabla.
Solicitud de acceso a los datos
Desde la ficha de la persona puedes generar un resumen de todos los datos personales tratados: identidad, documentos de RRHH, fichajes, presencias y cualquier otro dato vinculado a su cuenta. Es el punto de partida para responder a una solicitud de acceso.
Exportar los datos personales
La exportación genera un archivo legible que reúne los datos de la persona, adecuado tanto para entregar al interesado como para conservar como prueba de la respuesta ofrecida dentro de los plazos legales.
- Exportación por persona bajo solicitud
- Formato legible para entrega directa al interesado
- Registro de la solicitud y de la respuesta en el registro de actividad
Eliminar los datos personales
La eliminación retira los datos personales que ya no son necesarios, pero conserva de forma anónima o agregada la información exigida por obligaciones legales, por ejemplo los registros APPCC o los apuntes contables vinculados a facturas ya emitidas.
Cuándo la eliminación no es inmediata
Si existen obligaciones de conservación superiores, como documentos fiscales o registros de seguridad alimentaria, la eliminación completa solo se produce al finalizar esos plazos: mientras tanto, los datos quedan aislados del uso diario y son inaccesibles para el resto del equipo.
Cosa trovi in questa guida
- derecho de acceso
- exportación de datos personales
- derecho de supresión
- solicitudes RGPD
- portabilidad de datos
Passaggi
- Ve a Administración, luego Usuarios, y abre la ficha de la persona.
- Selecciona Solicitud de datos personales.
- Elige Exportar si necesitas una copia legible de los datos.
- Elige Eliminar si la persona ha solicitado la supresión.
- Revisa la lista de datos sujetos a obligaciones de conservación superiores.
- Confirma la operación y entrega la copia si se solicita.
- Comprueba que la solicitud aparece en el registro de actividad como constancia de la respuesta.
Problemi frequenti
- La eliminación no borra algunos documentos → están sujetos a una obligación legal de conservación superior, es correcto que no se eliminen de inmediato.
- No encuentras el botón de exportación → comprueba que tienes el permiso administrativo necesario, si no pide ayuda a un propietario.
- La persona solicita la eliminación pero sigue siendo empleado activo → valóralo con un asesor laboral antes de actuar de inmediato o esperar al fin del contrato, para no perder datos necesarios para gestionar la relación laboral.
- Necesitas una prueba de haber respondido dentro de plazo → usa el registro de actividad, que indica fecha y hora de la solicitud y de la respuesta ofrecida.
Domande frequenti
¿Cuánto tiempo tengo para responder a una solicitud de acceso?
Los plazos son los previstos por la normativa de protección de datos aplicable a tu organización; la exportación desde Klyra en sí es inmediata una vez iniciada.
¿Puedo eliminar los datos de un empleado que sigue en activo?
Por lo general no, porque los datos son necesarios para gestionar la relación laboral en curso: valora la solicitud con un asesor laboral.
¿Hay que eliminar los registros APPCC que mencionan el nombre de un operario si se solicita?
No, los registros de seguridad alimentaria siguen obligaciones de conservación específicas que prevalecen sobre la solicitud de eliminación hasta su vencimiento.
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