Gestire disponibilità, ferie e permessi del personale
Come il personale dichiara le disponibilità e richiede assenze, e come i responsabili le approvano nel planning.
Prima ancora di costruire il planning, Klyra raccoglie le disponibilità dichiarate dal personale e le richieste di assenza. Questo riduce i conflitti a monte e velocizza l’approvazione dei permessi da parte dei responsabili.
Disponibilità dichiarate dal team
Ogni persona può indicare dall’app le fasce in cui è disponibile o non disponibile, in modo ricorrente o per una settimana specifica. Queste informazioni compaiono direttamente nel planner come suggerimento quando assegni un turno.
Le disponibilità non sono vincolanti: restano un’indicazione che il responsabile può comunque superare, ma ogni deroga genera un avviso visibile per evitare sorprese dell’ultimo minuto.
Richieste di ferie e permessi
Il personale invia la richiesta indicando il periodo e il tipo di assenza: ferie, permesso, malattia o altro motivo configurato dall’azienda. La richiesta arriva al responsabile con lo stato "in attesa" e resta visibile nel calendario finché non viene evasa.
Il saldo ferie residuo, quando configurato, viene mostrato sia alla persona sia al responsabile al momento della richiesta, così l’approvazione tiene conto automaticamente di quanto è già stato utilizzato.
- Richiesta con periodo, motivo e nota facoltativa
- Notifica immediata al responsabile competente
- Storico completo delle richieste per persona
Approvare o rifiutare in pochi passaggi
Dal calendario assenze il responsabile vede tutte le richieste in sospeso e può approvarle o rifiutarle con una motivazione. Una volta approvata, l’assenza blocca automaticamente eventuali nuovi turni nello stesso periodo, evitando sovrapposizioni.
Cosa trovi in questa guida
- disponibilità personale
- richieste ferie
- permessi e malattia
- approvazione assenze
- calendario assenze
- saldo ferie
Passaggi
- La persona apre la sezione assenze dall’app e seleziona il periodo
- Indica il tipo di assenza e una nota se richiesta
- Invia la richiesta, che risulta "in attesa"
- Il responsabile la valuta dal calendario assenze
- Approva o rifiuta indicando il motivo
- L’esito arriva come notifica alla persona
Problemi frequenti
- La richiesta non arriva al responsabile giusto → la sede o il team non è configurato correttamente → verifica l’assegnazione della persona alla sede in anagrafica
- Un turno viene creato nonostante l’assenza approvata → il planning è stato modificato dopo l’approvazione senza controllare gli avvisi → controlla sempre gli avvisi di conflitto prima di pubblicare
- Il saldo ferie mostrato non è aggiornato → le regole di maturazione non sono state configurate per quel contratto → verifica le impostazioni HR del contratto della persona
- La disponibilità dichiarata non compare nel planner → è stata inserita per una settimana diversa da quella pianificata → controlla il periodo di validità della disponibilità
Domande frequenti
Le disponibilità dichiarate sono obbligatorie da rispettare?
No, sono un’indicazione utile ma il responsabile può comunque assegnare un turno fuori disponibilità, ricevendo però un avviso esplicito.
Chi può approvare una richiesta di ferie?
Chi ha il permesso di gestione turni per quella sede o quel team, tipicamente lo store manager o il responsabile HR.
Posso modificare una richiesta già approvata?
Sì, puoi annullarla o modificarla dal calendario assenze; il planning si aggiorna di conseguenza e libera eventuali turni bloccati.
Il saldo ferie tiene conto anche dei permessi orari?
Dipende dalla configurazione del contratto: se i permessi orari sono attivi vengono scalati dal saldo secondo le regole impostate dall’amministrazione.
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