Gérer les disponibilités, congés et demandes d’absence

Disponibilités déclarées par l’équipe

Chaque personne peut indiquer depuis l’application les créneaux où elle est disponible ou non, de façon récurrente ou pour une semaine précise. Ces informations apparaissent directement dans le planning comme suggestion lors de l’affectation d’un service.

Les disponibilités ne sont pas contraignantes : elles restent une indication que le responsable peut malgré tout dépasser, mais chaque dérogation génère une alerte visible pour éviter les surprises de dernière minute.

Demandes de congés et d’autorisations

Le personnel envoie une demande en indiquant la période et le type d’absence : congés, autorisation, arrêt maladie ou autre motif configuré par l’entreprise. La demande arrive au responsable avec le statut « en attente » et reste visible sur le calendrier jusqu’à traitement.

Le solde de congés restant, lorsqu’il est configuré, est affiché à la fois à la personne et au responsable au moment de la demande, ce qui permet à l’approbation de tenir compte automatiquement de ce qui a déjà été utilisé.

• Demande avec période, motif et note facultative
• Notification immédiate au responsable compétent
• Historique complet des demandes par personne

Approuver ou refuser en quelques étapes

Depuis le calendrier des absences, le responsable voit toutes les demandes en attente et peut les approuver ou les refuser en indiquant un motif. Une fois approuvée, l’absence bloque automatiquement les nouveaux services sur la même période, évitant les chevauchements.

Cosa trovi in questa guida

• disponibilités du personnel
• demandes de congés
• autorisations et arrêt maladie
• approbation des absences
• calendrier des absences
• solde de congés

Passaggi

1. La personne ouvre la section absences dans l’application et sélectionne la période
2. Elle indique le type d’absence et une note si nécessaire
3. Elle envoie la demande, qui apparaît « en attente »
4. Le responsable l’examine depuis le calendrier des absences
5. Il approuve ou refuse en précisant le motif
6. Le résultat est envoyé en notification à la personne

Problemi frequenti

• La demande n’arrive pas au bon responsable → l’établissement ou l’équipe n’est pas correctement configuré → vérifiez l’affectation de la personne à l’établissement dans sa fiche
• Un service est créé malgré l’absence approuvée → le planning a été modifié après l’approbation sans vérifier les alertes → vérifiez toujours les alertes de conflit avant de publier
• Le solde de congés affiché n’est pas à jour → les règles d’acquisition n’ont pas été configurées pour ce contrat → vérifiez les paramètres RH du contrat de la personne
• La disponibilité déclarée n’apparaît pas dans le planning → elle a été saisie pour une semaine différente de celle planifiée → vérifiez la période de validité de la disponibilité

Domande frequenti

Guide collegate

• Créer les services et affecter le personnel dans Klyra
• Gérer le personnel
• Règles légales et alertes de conformité du planning