Gestire le note di credito dei fornitori dalle anomalie di ricezione
Creare una richiesta di nota di credito da quantità mancanti o prezzi superiori, controllare le righe e seguirne l’esito.
Klyra trasforma le differenze già registrate durante una ricezione in una richiesta di nota di credito verificabile. Le righe sono proposte, mai inviate automaticamente: una persona sceglie cosa contestare e aggiorna lo stato dopo il confronto con il fornitore.
Da dove arrivano le righe
Scegli una ricezione recente: Klyra propone le righe con quantità ricevuta inferiore a quella attesa, prezzo effettivo superiore a quello previsto o entrambe le differenze. L’importo è calcolato dai dati registrati in ricezione.
Conferma riga per riga
Seleziona soltanto le anomalie che vuoi contestare. Puoi escludere una riga corretta o già risolta; la nota viene creata solo se resta almeno una riga selezionata.
Stati della pratica
Una nuova nota è Aperta. Dopo l’invio al fornitore segnala Inviata; quando ricevi risposta, aggiornala ad Accettata o Rifiutata. Puoi anche annullare una pratica non più valida.
- Aperta: preparata ma non ancora inviata
- Inviata: comunicata al fornitore
- Accettata, rifiutata o annullata: pratica conclusa
Controllo contabile
Klyra registra la richiesta e il suo importo, ma la risposta del fornitore e l’effettivo documento contabile vanno verificati. Non modificare retroattivamente la ricezione per farla coincidere: conserva sia il dato ricevuto sia l’esito della contestazione.
Cosa trovi in questa guida
- nota di credito fornitore
- merce mancante
- differenza prezzo
- anomalia ricezione
- stato contestazione
Passaggi
- Apri Fornitori > Note di credito
- Scegli Crea e seleziona la ricezione interessata
- Controlla quantità mancanti, differenze prezzo e importi proposti
- Deseleziona le righe che non vuoi contestare
- Crea la nota, quindi inviala al fornitore con il canale concordato
- Aggiorna lo stato quando il fornitore accetta, rifiuta o la pratica viene annullata
Problemi frequenti
- Non compaiono anomalie → quantità e prezzi registrati non generano un importo positivo → ricontrolla la ricezione originale
- Il totale non è quello atteso → una o più righe sono escluse → verifica tutte le selezioni
- La nota resta Aperta dopo l’email → lo stato non cambia automaticamente → segnala manualmente Inviata
- Una ricezione non compare → l’elenco propone le 50 più recenti della sede attiva → verifica sede e data
Domande frequenti
La richiesta viene inviata automaticamente?
No. Klyra prepara e registra la pratica, ma l’invio e ogni cambio di stato richiedono un’azione umana.
Posso contestare soltanto alcune righe?
Sì. Ogni riga proposta può essere inclusa o esclusa prima della creazione.
Cosa genera una differenza di prezzo?
Un prezzo unitario effettivo superiore al prezzo atteso registrato sulla riga di ricezione.
Una nota accettata cambia automaticamente il magazzino?
No. La pratica documenta la contestazione economica; non riscrive quantità e lotti già registrati.
Guide collegate
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