Archiver un établissement dans Klyra sans perdre les données
Comment désactiver un établissement fermé ou saisonnier tout en gardant l'historique, les recettes et les documents accessibles.
Quand un établissement ferme, change de propriétaire ou reste fermé longtemps pour cause de saisonnalité, inutile de le supprimer : vous pouvez l'archiver en le passant en inactif. Les données restent accessibles, mais l'établissement disparaît de la liste des sites en activité.
Ce qui change en archivant un établissement
Un établissement archivé n'apparaît plus dans le sélecteur d'établissement pour l'équipe opérationnelle, ne reçoit plus de nouveaux plannings et sort des synthèses courantes, mais conserve l'historique des commandes, réceptions, contrôles HACCP et documents.
Où définir le statut de l'établissement
Le statut se trouve dans la fiche de l'établissement, parmi ses informations générales : vous pouvez passer de « Actif » à « Archivé » à tout moment, sans rien supprimer.
- Le statut est aussi visible dans la liste des établissements avec une étiquette dédiée
- Vous pouvez filtrer la liste par établissements actifs ou archivés
- Réactiver un établissement archivé restaure tout comme avant
Avant d'archiver
Il est conseillé de clôturer les plannings en cours, de finaliser les réceptions en attente et de dissocier ou réaffecter les tablettes Kiosk et Station liées à l'établissement, pour éviter des pointages ou contrôles perdus pendant la fermeture.
Réactiver un établissement saisonnier
Pour les activités saisonnières, archiver puis réactiver un établissement à la réouverture évite de recréer sa fiche chaque année : produits, recettes et fournisseurs liés restent tels que configurés auparavant.
Ce que couvre ce guide
- archiver établissement
- désactiver site
- établissement fermé
- statut établissement
- saisonnalité
- organisation
Étapes
- Ouvrez la fiche de l'établissement à archiver
- Clôturez les plannings et opérations en cours
- Dissociez ou réaffectez les tablettes Kiosk et Station
- Passez le statut de l'établissement sur « Archivé »
- Enregistrez et vérifiez qu'il n'apparaît plus parmi les établissements actifs
- Réactivez-le en repassant sur « Actif » le moment venu
Problèmes fréquents
- Une tablette continue à enregistrer des pointages après la fermeture → appareil non dissocié avant l'archivage → dissociez le Kiosk ou la Station de l'établissement
- L'équipe ne retrouve plus l'établissement → établissement archivé par erreur → repassez-le sur « Actif » depuis sa fiche
- Des services futurs restent visibles sur un établissement fermé → planning non mis à jour avant l'archivage → annulez ou déplacez les services non encore effectués
- Les rapports annuels n'affichent plus les données de l'établissement fermé → filtre limité aux établissements actifs → incluez explicitement les établissements archivés dans le filtre du rapport
Questions fréquentes
Archiver un établissement supprime-t-il son historique ?
Non, commandes, réceptions, contrôles HACCP et documents restent consultables dans les rapports même après archivage.
Puis-je réactiver un établissement archivé des mois plus tard ?
Oui, il suffit de repasser le statut sur « Actif » : la configuration précédente reste intacte.
L'archivage réduit-il le coût de l'abonnement ?
Cela dépend de votre formule : vérifiez dans la section facturation comment sont comptés les établissements archivés.
L'équipe affectée à un établissement archivé perd-elle l'accès à l'application ?
Non, mais elle ne verra plus cet établissement parmi ceux sélectionnables tant qu'il n'est pas réactivé.
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