Fonctions et préréglages de permissions : le fonctionnement dans Klyra
La différence entre fonction opérationnelle et préréglage de permissions, et comment les personnaliser sans perdre le contrôle.
Au-delà du niveau (administrateur, responsable, collaborateur), chaque personne a une fonction, comme serveur, cuisinier ou magasinier. La fonction s’accompagne d’un préréglage de permissions pensé pour ce métier, que vous pouvez toujours personnaliser au cas par cas.
À quoi sert la fonction
La fonction décrit le travail concret de la personne et sert aussi à la planification des plannings, pour savoir combien de personnes avec une compétence donnée sont nécessaires à un moment donné. Ce n’est pas qu’une étiquette : elle active automatiquement un ensemble cohérent de permissions.
Un cuisinier, par exemple, obtient généralement l’accès aux recettes et à la production mais pas à la caisse, tandis qu’un serveur voit la caisse et la salle mais pas les coûts des recettes.
Préréglages de permissions
Chaque fonction applique un préréglage : un ensemble de permissions déjà prêt qui couvre la plupart des cas réels. Utiliser les préréglages accélère l’intégration, car vous n’avez pas à décider permission par permission à chaque embauche.
- Le préréglage s’applique automatiquement en choisissant la fonction
- Changer de fonction met à jour le préréglage de base
- Les préréglages couvrent les fonctionnalités les plus courantes pour ce rôle opérationnel
Modifications ponctuelles des permissions
Si une personne a des besoins différents du préréglage standard, vous pouvez activer ou retirer des permissions individuelles depuis sa fiche sans changer sa fonction. Utile, par exemple, pour un serveur qui doit aussi enregistrer les températures HACCP, ou pour un cuisinier qui gère aussi les commandes fournisseurs.
Les modifications ponctuelles restent liées à la personne, pas à la fonction : si vous changez plus tard la fonction de quelqu’un d’autre, les exceptions précédentes ne se propagent pas.
Quand créer des exceptions
Les exceptions conviennent aux cas individuels ou temporaires. Si plusieurs personnes ayant la même fonction ont systématiquement besoin des mêmes permissions supplémentaires, mieux vaut le signaler à qui configure l’organisation : il pourrait être utile de revoir la fonction elle-même.
Cosa trovi in questa guida
- fonction opérationnelle
- préréglage permissions
- permissions ponctuelles
- serveur
- cuisinier
- personnalisation des accès
Passaggi
- Ouvrez la fiche de la personne dans la section utilisateurs
- Attribuez ou mettez à jour sa fonction opérationnelle
- Vérifiez le préréglage de permissions activé automatiquement
- Activez ou désactivez les permissions ponctuelles nécessaires
- Enregistrez et vérifiez l’effet sur l’accès de la personne
Problemi frequenti
- Un serveur ne voit pas l’HACCP → le préréglage de la fonction ne l’inclut pas → activez la permission spécifique sur sa fiche
- En changeant de fonction, des permissions ajoutées manuellement disparaissent → le nouveau préréglage ne les prévoit pas → réactivez manuellement les exceptions nécessaires
- Deux personnes ayant la même fonction voient des choses différentes → l’une a des exceptions ponctuelles que l’autre n’a pas → vérifiez les deux fiches
- Un responsable modifie un préréglage en pensant ne changer qu’une personne → le préréglage est partagé par toute la fonction → utilisez les permissions ponctuelles pour les cas individuels
Domande frequenti
Changer de fonction retire-t-il automatiquement les anciennes permissions ?
Le préréglage se met à jour selon la nouvelle fonction, mais les exceptions ponctuelles ajoutées auparavant restent tant que vous ne les modifiez pas.
Puis-je créer une fonction personnalisée ?
Les fonctions disponibles sont celles prévues par l’organisation ; pour des cas particuliers, mieux vaut utiliser les permissions ponctuelles sur la personne.
Les préréglages sont-ils identiques pour tous les sites ?
Oui, le préréglage dépend de la fonction choisie, pas du site où travaille la personne.
Comment savoir quelles permissions inclut un préréglage ?
Depuis la fiche de la personne, vous voyez la liste des permissions actives, en distinguant celles de base liées à la fonction de celles ajoutées manuellement.
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