Créer les services et affecter le personnel dans Klyra
Construisez le planning hebdomadaire, affectez les services au bon personnel et gérez les échanges rapidement.
Le planning de Klyra vous permet de construire la semaine de travail à partir des rôles nécessaires sur chaque plage horaire. Vous pouvez copier des semaines précédentes, créer des services récurrents et affecter les personnes en tenant compte du contrat et des disponibilités déclarées.
Configurer la grille hebdomadaire
Le planning affiche une grille avec les jours de la semaine en colonnes et les personnes ou les rôles en lignes, selon la vue choisie. Basculer entre la vue par personne et par rôle permet de repérer immédiatement les manques de couverture.
Pour chaque service, vous indiquez l’heure de début et de fin, le rôle, l’établissement et, si besoin, une note visible uniquement en interne. Les services peuvent être fractionnés pour gérer les doubles services typiques de la restauration.
Affecter les personnes aux services
Klyra signale automatiquement les conflits les plus courants : chevauchement avec un autre service, absence approuvée le même jour, ou disponibilité non déclarée sur ce créneau. Ces alertes ne bloquent pas la création du service, mais demandent une confirmation explicite.
Vous pouvez affecter plusieurs personnes en une fois à un service récurrent, par exemple « serveurs week-end », puis personnaliser les exceptions semaine après semaine sans tout recréer.
- Services récurrents hebdomadaires ou sur des jours précis
- Affectation multiple filtrée par rôle et établissement
- Duplication de la semaine précédente en un clic
Gérer les échanges et remplacements
Quand une personne ne peut pas assurer un service affecté, elle peut proposer un échange depuis l’application : le système suggère automatiquement des collègues au même rôle avec une disponibilité compatible. Le responsable reçoit la demande et la valide avant qu’elle ne devienne effective.
Cosa trovi in questa guida
- planning hebdomadaire
- affectation des services
- rôles et fonctions
- couverture par plage horaire
- services récurrents
- échange de service
Passaggi
- Ouvrez le planning et sélectionnez la semaine à planifier
- Choisissez la vue par rôle pour voir immédiatement les créneaux non couverts
- Créez le service en indiquant horaire, rôle et établissement
- Affectez la personne en vérifiant les alertes de conflit
- Répétez pour les services récurrents via la duplication hebdomadaire
- Vérifiez la couverture globale avant de publier
Problemi frequenti
- Un service reste non affecté → aucun rôle disponible n’a la disponibilité requise → élargissez la recherche ou modifiez l’horaire du service
- Un service apparaît en conflit → la personne a déjà un service qui chevauche dans un autre établissement → vérifiez le planning multi-établissements avant de confirmer
- La personne ne voit pas le service affecté → le planning n’a pas encore été publié → publiez la semaine pour envoyer les notifications
- L’échange proposé ne trouve pas de remplaçant → aucun collègue n’a déclaré de disponibilité compatible → contactez l’équipe manuellement ou revoyez les disponibilités demandées
Domande frequenti
Puis-je planifier plusieurs établissements en même temps ?
Oui, si vous avez accès à plusieurs établissements, vous pouvez passer de l’un à l’autre depuis le planning sans quitter l’écran, en conservant la même semaine sélectionnée.
Que se passe-t-il si j’affecte un service en conflit avec une absence approuvée ?
Klyra affiche une alerte non bloquante : vous pouvez tout de même continuer mais devez confirmer explicitement le conflit, qui reste visible dans le détail du service.
Les services récurrents se mettent-ils à jour seuls chaque semaine ?
Non, ils restent un modèle que vous appliquez rapidement : chaque semaine vous le générez à partir du modèle puis corrigez les exceptions, ce qui garde le contrôle.
Comment voir immédiatement les créneaux non couverts ?
Utilisez la vue par rôle : elle affiche en rouge les créneaux sans personnel affecté par rapport à la couverture minimale définie pour ce rôle.
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