Comment attribuer plusieurs sites à la même personne et contrôler concrètement ce qu’elle peut voir et faire.
De nombreuses organisations ont des personnes travaillant sur plusieurs sites : un responsable de zone, un formateur, un technicien de maintenance. KlyraOS permet d’attribuer plusieurs établissements à la même personne, mais il est tout aussi important de savoir vérifier, quand nécessaire, ce que cette personne voit vraiment.
Depuis la fiche utilisateur, vous pouvez sélectionner tous les sites auxquels la personne doit accéder, pas seulement un. Chaque site ajouté élargit les données visibles, mais ne change pas le niveau ni la fonction : une personne reste responsable ou collaborateur quel que soit le nombre d’établissements assignés.
Il est recommandé de revoir périodiquement les assignations multi-sites, surtout quand une personne change de rôle ou cesse de suivre un établissement : les accès restés actifs par erreur sont l’une des causes les plus fréquentes de données vues par des personnes qui ne le devraient pas.
Toute personne ayant plusieurs sites assignés voit toujours un site actif à la fois dans l’interface principale, avec la possibilité de le changer via le sélecteur en haut. Les rapports et synthèses agrégés, lorsqu’ils sont disponibles, montrent en revanche les données de tous les sites assignés ensemble.
Avant de supposer que les permissions sont correctes en regardant seulement le rôle et la fonction, mieux vaut consulter directement la fiche de la personne : vous y trouvez la liste des sites assignés et des permissions actives, y compris celles ajoutées manuellement.
Ce contrôle est particulièrement utile après un changement de fonction, une extension à de nouveaux sites, ou un signalement de la personne elle-même indiquant qu’elle ne voit pas quelque chose dont elle a besoin.
Il est utile de revoir les accès multi-sites et les permissions ponctuelles à intervalles réguliers, par exemple à chaque changement de saison ou après un renouvellement important du personnel, afin de repérer les comptes ayant des accès devenus inutiles.
Une personne avec plusieurs sites voit-elle toutes les données ensemble ?
Non, elle travaille sur un site actif à la fois dans l’interface opérationnelle ; seuls les rapports et synthèses agrégés, si activés, montrent plusieurs sites ensemble.
Comment vérifier rapidement ce que voit un collaborateur ?
Ouvrez sa fiche dans la section utilisateurs : vous y trouvez sites assignés, niveau, fonction et permissions ponctuelles au même endroit.
Retirer un site efface-t-il l’historique de cette personne sur cet établissement ?
Non, l’historique reste dans les registres du site ; le retrait supprime seulement la possibilité d’y accéder à partir de ce moment.
Vaut-il mieux attribuer tous les sites à un administrateur ?
Pas nécessairement : si l’administrateur ne gère au quotidien que quelques sites, mieux vaut limiter les assignations et réserver le niveau aux fonctions vraiment globales.
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