Se préparer à une inspection : checklist et exports
Quoi exporter depuis l'HACCP avant un contrôle sanitaire, dans quel ordre, et quoi montrer à l'inspecteur.
Une inspection sanitaire ne demande rien à préparer de zéro si le plan de maîtrise sanitaire est rempli jour après jour : il s'agit surtout de rassembler les bons exports, dans le bon ordre, et de savoir quoi montrer en premier à l'inspecteur.
Quoi exporter depuis l'HACCP
Le rapport HACCP par période, site ou zone rassemble les activités réalisées, les températures enregistrées, le plan de nettoyage et les actions correctives : c'est le document principal à exporter avant une visite. Si des équipements avec plage de température sont enregistrés sur le site, exportez aussi le registre des équipements avec statut et maintenance.
- Rapport HACCP par période, site ou zone
- Registre des équipements avec plages et maintenance
- Historique des températures manuelles et par capteur
- Registre de nettoyage avec signature de la personne l'ayant effectué
Traçabilité des lots
En plus du rapport HACCP, préparez l'export de la traçabilité des lots : depuis Traçabilité vous pouvez reconstituer d'où vient un ingrédient et dans quelles préparations il a été utilisé, en reliant réceptions, bons de livraison et lots de production. C'est souvent la première chose qu'un inspecteur demande à propos d'un produit précis en vente ce jour-là.
Preuves de formation et de présence
Depuis le dossier RH de chaque employé, vous pouvez exporter les documents de formation HACCP et les attestations d'aptitude chargées sur sa fiche, avec leurs dates d'expiration. La présence effective du personnel lors d'une équipe donnée ressort des fiches de pointage générées par les pointages sur Kiosk et Station, utiles pour prouver qui était en service un jour contrôlé.
Dans quel ordre se présenter
Il est utile d'avoir prêts, dans cet ordre : le rapport HACCP de la période demandée, le registre des équipements à jour, la traçabilité du lot ou produit éventuellement en cause, et les documents de formation du personnel en service ce jour-là. Les actions correctives ouvertes par le passé et déjà clôturées montrent que les anomalies ne restent pas ignorées.
Quoi montrer à l'inspecteur
Montrez d'abord le rapport HACCP de la période concernée, puis répondez aux questions précises (un lot, une température, un nettoyage) à l'aide de la traçabilité ou de l'historique spécifique. Évitez d'exporter toute l'archive si ce n'est pas demandé : un rapport ciblé sur la période et le site en question est plus clair à évaluer.
Ce que couvre ce guide
- inspection sanitaire
- checklist inspection
- export HACCP
- traçabilité des lots
- preuves de formation
- documents à montrer
Étapes
- Identifiez la période et le site concernés par le contrôle
- Exportez le rapport HACCP pour cette période et ce site
- Exportez le registre des équipements avec statut et maintenance
- Préparez la traçabilité des lots éventuellement en cause
- Exportez depuis le dossier RH les documents de formation et d'aptitude du personnel en service
- Vérifiez les fiches de pointage pour confirmer qui était présent ce jour-là
- Présentez les documents dans l'ordre demandé, en commençant par le rapport général
Problèmes fréquents
- Le rapport exporté ne couvre pas la période demandée par l'inspecteur → intervalle de dates trop étroit → élargissez la période et exportez à nouveau
- Impossible de retrouver la traçabilité d'un lot précis → le produit n'avait pas la traçabilité activée → vérifiez les réglages du catalogue pour cette catégorie
- Il manque l'attestation de formation d'une personne en service → le document n'a pas été chargé sur la fiche employé → chargez le document et sa date d'expiration en RH
- Impossible de prouver qui était en équipe ce jour-là → les pointages n'ont pas été faits depuis Kiosk ou Station → rappelez au personnel que les pointages se font uniquement depuis ces appareils
Questions fréquentes
Faut-il préparer quelque chose à l'avance pour une inspection ?
Si le plan de maîtrise sanitaire est rempli chaque jour, il suffit d'exporter les rapports au moment du contrôle : rien à reconstituer manuellement.
Que montrer en premier à l'inspecteur ?
Le rapport HACCP de la période et du site inspectés, puis d'éventuels approfondissements sur la traçabilité, les températures ou la formation.
La présence du personnel se prouve-t-elle avec les fiches de pointage ?
Oui, les fiches de pointage générées par les pointages Kiosk et Station montrent qui était en service un jour et une équipe donnés.
Puis-je exporter la traçabilité d'un seul lot ?
Oui, depuis la fiche du lot dans Traçabilité vous pouvez exporter le lien entre réception, préparations et produit fini.
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